Den richtigen Caterer für Ihr Event wählen

Als professioneller Eventveranstalter wissen Sie, dass die Wahl von Speisen und Getränken über Erfolg oder Misserfolg eines Events entscheiden kann. Den richtigen Caterer für Ihr Event zu wählen ist äußerst wichtig. Ein großartiger Anbieter kann eine schwache Konferenz retten — ein schlechter Anbieter kann sie ruinieren. Das führt zu unzufriedenen Teilnehmenden und Speakern, die nur darauf warten, in sozialen Medien negativ über Ihre fehlende Erfahrung zu kommentieren.

Den richtigen Caterer wählen — die Planungsphase

Wenn Sie nach dem richtigen Caterer suchen, sollte Einigkeit über den Konferenzstil und das Publikum bestehen und dabei folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Eventgröße
• Standort
• Budget
• Einschränkungen des Veranstaltungsortes

Cateringdienste für eine große Konferenz bereitzustellen ist eine große Verantwortung. Sie sollten die Anzahl der erwarteten Teilnehmenden, VIPs und Speaker kennen, wenn Sie verschiedene Anbieter ansprechen.

Der Eventstandort bestimmt die Logistik. Achten Sie bei der Wahl des richtigen Caterers auf Anbieter in der Nähe Ihres Veranstaltungsortes — es macht einen erheblichen Unterschied, ob ihre Produktionsstätte in der Nähe ist. Sie möchten vermeiden, Teilnehmende während Ihrer Konferenz damit zu nerven, dass ein Stau ihre Mahlzeiten verzögert.

Sie sollten außerdem vermeiden, vor der Sicherung von Mitteln zur Deckung der erwarteten Teilnehmerzahl mit Anbietern über Preise zu verhandeln. Da jede Konferenz unterschiedliche Einschränkungen am Veranstaltungsort hat (z. B. spezifische Öffnungszeiten, Sicherheitsrichtlinien, gleichzeitige parallele Meetings), denken Sie daran, bei Vertragsverhandlungen mit Veranstaltungsortanbietern Fragen zu diesen Punkten zu stellen — das könnte Ihnen helfen, später den richtigen Caterer für Ihr Event auszuwählen.

Professionelle Eventplaner werden sich immer bei ihren Anbietern erkundigen, ob diese bevorzugte Cateringanbieter haben. Als Teil ihres Vertrags könnte Ihr Veranstaltungsortanbieter darauf bestehen, dass Sie mit bestimmten Unternehmen zusammenarbeiten. Manchmal ist das eine gute Option, aber Sie müssen sicherstellen, dass die Anbieter das liefern, was Sie erwarten.

6 Faktoren, die den richtigen Caterer definieren

Bei der Wahl des richtigen Caterers für Ihr Event steht viel auf dem Spiel. Sie möchten vermeiden, das Budget zu überschreiten oder Beschwerden von Teilnehmenden und Speakern zu erhalten, die Ihren Ruf gefährden könnten.

Sobald Sie Angebote von Cateringanbietern erhalten, achten Sie besonders auf folgende Faktoren:

1. Reaktionsfähigkeit

   Achten Sie bei der Wahl des richtigen Caterers auf einen, der auf jede Anfrage von Ihrer Seite reagieren kann — das zeigt generelles Interesse daran, den Auftrag zu gewinnen. Wenn sie nicht innerhalb von 48 Stunden antworten, sollten Sie sie von Ihrer Liste streichen.

2. Fähigkeit, bestimmte Eventtypen zu bedienen

   Die Fähigkeit, zwischen verschiedenen Arten von Caterern zu unterscheiden, kann Ihnen viel Zeit sparen. Manche bieten einen eher „Boutique”-Stil an und sind auf kleine, intime Events spezialisiert, während andere für große, hochwertige Unternehmensveranstaltungen ausgestattet sind.

3. Flexibilität

   Jeder Caterer hat ein Standardmenü zur Auswahl. Diejenigen, die ein gewisses Maß an eingebauter Flexibilität bieten können, sollten bevorzugt auf Ihrer Liste stehen.

4. Vertrautheit mit dem Veranstaltungsort

   Caterer, die mit Ihrem Veranstaltungsort vertraut sind, sind daran gewöhnt, Speisen in der spezifischen Umgebung zuzubereiten und zu servieren. Es ist auch von Vorteil, wenn Dienstleister Einrichtungsstandards oder Entsorgungsvorschriften für Lebensmittelreste und Wasser einhalten.

5. Referenzen

   Es ist immer gut, die Caterer, mit denen Sie in Kontakt stehen, überprüfen zu können — besonders wenn Sie neu in einem Land oder einer Stadt sind. Fragen Sie Kollegen nach Empfehlungen, denn Eventplaner teilen ihr Wissen gerne.

6. Transparente Stornierungsrichtlinie

   Stellen Sie sicher, dass der Vertrag eine Stornierungsklausel enthält. Es ist in erster Linie ein Zeichen von Professionalität, aber es ist auch gut, Vertragsstrafen anwenden zu können, falls Ihr Caterer in letzter Minute absagt.