So kommunizieren Sie mit Event-Speakern

Es heißt oft, dass die Speaker bei Konferenzen die Stars sind.

Mit jedem Jahr, in dem Ihre Konferenz wächst, steigt auch die Nachfrage nach qualitativ hochwertigen, einflussreichen Speakern. Konferenzveranstalter widmen daher einen großen Teil ihrer Zeit der Frage, wie sie mit Speakern kommunizieren sollen, um diese für ihre Events zu gewinnen.

Wann und wie man mit Konferenz-Speakern kommuniziert, ist zur Kunst geworden — besonders da Veranstalter Informationen effektiv weitergeben müssen, die über einfache Ankündigungen hinausgehen (z. B. Call for Speakers, Social-Media-Ankündigungen und E-Mail-Einladungen). Als Eventveranstalter sollten Sie, wenn Sie es richtig machen und Ihren Speaker-Pool erweitern möchten, damit beginnen zu verstehen, wer für jede Wachstumsphase des Events die richtige Besetzung ist.

Die Suche nach Event-Speakern beginnt mit dem Auswahlprozess

Sobald Sie die Hauptthemen mit Ihrem Planungsteam definiert haben, ist es Zeit, über Ihre idealen Event-Speaker nachzudenken. Neben denjenigen, die Sie bereits in Ihrem Netzwerk haben, können Sie beginnen, andere Konferenz-Speaker anhand verschiedener Kriterien zu recherchieren (z. B. basierend auf ihrer Social-Media-Aktivität).

Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, ist es eine gute Idee, ihnen Event- oder Konferenzrichtlinien zu geben. Sie sollten mit aktuellen Thementrends, der Präsentationslänge und allgemeinen Informationen über die Q&A-Session, Folienformaten und Best Practices beginnen. Manche Veranstalter schenken der Dynamik von Q&A-Sessions weniger Aufmerksamkeit, aber neben der Bereitstellung allgemeiner Leitlinien für Event-Speaker hilft dieser Aspekt den Teilnehmenden, die Präsentation besser zu verstehen und etwaige Fragen zu klären. Stellen Sie sicher, dass Sie definieren, wie Sie mit Event-Speakern telefonisch oder per E-Mail bei der Organisation dieser Sessions kommunizieren.

Sobald Event-Speaker die Konferenzeinladung annehmen, ist es sinnvoll, sie um Hilfe bei der Promotion zu bitten. Es spart Ihnen Zeit, wenn Sie sie darum bitten, sobald Sie ihre Speaker-Cards und andere Werbematerialien erstellt haben.

Pre-Event-Kommunikation mit Speakern

Der Call for Papers ist entscheidend, da er den Ton Ihrer gesamten Konferenz vorgibt.

Konferenzveranstalter nutzen verschiedene Eventmanagement-Software, um den Organisationsprozess zu vereinfachen. Unter ihren vielen Funktionen ermöglichen diese Produkte das Einsammeln und Bewerten von Paper-Einreichungen. Event-Software wie run.events bietet Eventplanern automatisierte Wege, mit Speakern zu kommunizieren.

Bevor Sie den Call for Papers öffnen, sollten Sie immer diese Checkliste durchgehen:

• Abstract-Fristen auf Ihrer Website und in Ihrem Event-Newsletter ankündigen
• Genaue Kontaktinformationen im Call for Papers angeben
• Produkte verwenden, die automatisch per E-Mail mit Autoren kommunizieren können, die ihr Abstract erfolgreich eingereicht haben
• Nachdem die Papers ausgewählt wurden, bereit sein, die finale Agenda mit allen ausgewählten Themen anzukündigen und die Autoren aufzufordern, Speaker-Fotos für die Konferenz-Website und Speaker-Cards für Social-Media-Promotion bereitzustellen

Denken Sie daran: Wenn Sie effektives Speaker-Management wünschen, müssen Sie sich die Zeit nehmen, um zu definieren, wie Sie mit Event-Speakern kommunizieren. Checken Sie bei bestätigten Speakern weit im Voraus bezüglich ihrer Reise-, Unterkunfts- und sonstigen Anforderungen.

Hotelunterkünfte stellen Eventveranstalter oft vor logistische Herausforderungen. Die Nutzung von Event-Software ermöglicht es Veranstaltern jedoch, mit Konferenz-Speakern zu kommunizieren und mit einer ausreichenden Anzahl von Unterkunftsanbietern zu planen.

Was macht eine Event-App zum treuen Begleiter für Speaker? Kommunikations-, Orientierungs-, Networking- und Gamification-Funktionen — alles für jedes Event maßgeschneidert.

Post-Event-Kommunikation sichert qualitativ hochwertige künftige Events

Die Kommunikation mit Event-Speakern sollte auch nach dem Ende des Events oder der Konferenz fortgesetzt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Event-App über den letzten Konferenztag hinaus aktiv bleibt, da sie Ihren Teilnehmenden ermöglicht, Speakers, Vorträge und Follow-up-Events weiterhin zu bewerten.

Vergessen Sie nicht, Dankesschreiben und E-Mails an alle Ihre Speaker zu senden. Außerdem ist es immer eine gute Idee, Online-Fotojournale einzubeziehen, da Speaker gerne über Events sprechen, bei denen sie positive Interaktionen und Erfahrungen mit dem Publikum hatten. So erhöhen Sie leicht Ihre Publicity-Reichweite und stellen sicher, dass Sie zufriedene Speaker haben.

Das Sammeln von Informationen zur Event-Bewertung ist für professionelle Veranstalter wichtig, da es ein Bewusstsein dafür schafft, wo Verbesserungen möglich sind. Dies kann entscheidend sein, um später Ihre Top-Ziele anzuziehen. Nutzen Sie ruhig Live-Abstimmungen oder Umfragen als integralen Bestandteil einer umfassenden Event-App wie run.events.