So nutzen Sie Event-Technologie für Ihre Konferenz

Zunächst: Was ist Event-Technologie?

In den letzten Jahren hat die Eventbranche die dramatischsten Veränderungen ihrer Geschichte erlebt. Das plötzliche Auftreten der COVID-19-Pandemie hat die Abhängigkeit der Branche von Technologie grundlegend verändert und vollständig virtuelle Erlebnisse möglich gemacht. Digitale Meetings, Konferenzen und Konzerte sind zum neuen Gesicht einer Branche geworden, die wir zu kennen glaubten. Plötzlich wurde Event-Technologie überlebenswichtig für die Branche. Eventveranstalter mussten sich kontinuierlich an neue Regelungen anpassen, Monat für Monat. Was hat das möglich gemacht? Event-Technologie!

Per Definition kombiniert Event-Technologie Tools, die bei der Planung, Durchführung und Messung von Event-Ergebnissen helfen. Wichtiger noch: Event-Technologie kann als eigenständiger Tech-Stack genutzt oder in eine Eventmanagement-Software integriert werden, die verschiedene Tools in Funktionen bündelt, die zum Event-Erfolg beitragen:

• Eventmanagement-Tools: Ticketing und Registrierung, Zugangs- und Kontaktmanagement, Reporting
• Event-Marketing-Tools: Website-Builder, Stakeholder-E-Mail-Marketing-Lösung, personalisierte Registrierungsabläufe, Promo-Codes
• Event-Content-Tools: Agenda-Builder, Speaker-Management, Content-Einreichung
• Event-Engagement-Tools: Mobile Apps, Chat-Kanäle, In-Session-Umfragen, Social-Media-Integrationen
• Networking-Tools: 1:1-Messaging, Community-Suche, Meeting-Buchungen
• Streaming-Tools: Aufzeichnung von Sessions für On-Demand-Zugang
• Vor-Ort-Tools: Badge-Scanning, Lead-Management, Sponsor-Management
• Event-Intelligence-Tools: verschiedene Analysematerialien zu Registrierung, Networking, Sessions und Cross-Event-Analytics

8 wichtige Event-Technologie-Funktionen

Nach der Pandemie entwickelt sich Event-Technologie schneller als je zuvor. Eventveranstalter sind sich meist der neuesten Technologie-Trends bewusst, weniger jedoch der Tech-Stack-Funktionen.

In dieser Phase ist es wichtig zu lernen, wie Sie Event-Technologie für Ihre Konferenz einsetzen können und wo Eventmanagement-Plattformen besonders hilfreich sind.

1) Ticketverkauf

Der Ticketverkauf ist das zentrale Geschäftselement für jeden Eventveranstalter. Das Ticket-Kauferlebnis muss für alle Teilnehmenden und Veranstalter exzellent sein. Event-Technologie-Plattformen wie run.events ermöglichen es Veranstaltern, Ticketverkäufe in mehreren Schritten zu verfolgen. Veranstalter können Start- und Enddaten für den Verkauf festlegen oder bestimmen, ob Tickets öffentlich oder per Gutschein einlösbar sind. Mit Ticket-Add-ons können Veranstalter zusätzliche Services verkaufen, die Teilnehmende nicht separat kaufen können (z. B. Zugtickets).

Mit diesem Tool können Eventveranstalter:

• Tickets definieren
• Ticket-Add-ons und -Optionen festlegen
• Einzel- oder Gruppentickets verkaufen
• Gutscheine ausgeben

2) Rechnungsstellung und Tracking

Das Ausstellen von Rechnungen für alle bezahlten Waren und Dienstleistungen ist obligatorisch. Eine Rechnung muss jedes Mal ausgestellt werden, wenn jemand Konferenztickets kauft. Neben der Rechnungsfunktion ermöglicht run.events Veranstaltern, je nach Kundenstandort verschiedene Steuern anzuwenden.

Mit diesem Tool können Eventveranstalter:

• Rechnungen ausstellen
• Zahlungen automatisch oder manuell verfolgen
• Steuersätze für verschiedene Steuersysteme definieren
• Rechnungen anpassen (z. B. Text, Fußzeile, Bestellnummer, Referenznummer)

3) Sponsor-Management

Das Verwalten von Sponsoren und Sponsorenverträgen ist anspruchsvoll. Eventveranstalter nutzen einen spezifischen Event-Technologie-Stack, der anfängliche Verhandlungen, Kontaktmanagement und Rechnungsstellung unterstützt.

Mit diesem Tool können Eventveranstalter:

• Sponsorenleistungen und -pakete definieren
• Daten zu Sponsoren speichern und verfolgen (CRM)
• Vertragsmanagement und Rechnungen pflegen
• Sponsoren onboarden und andere Vor-Event-Aktivitäten durchführen

4) Content- und Speaker-Management

Speaker, Content-Manager und Content-Teams definieren den Content-Lebenszyklus. Von der Content-Einreichung, -Auswahl und -Bewertung bis hin zur Agenda-Erstellung und dem Speaker-Management ist die Abdeckung der Content-Auswahl entscheidend für den Event-Erfolg.

Mit diesem Tool können Eventveranstalter:

• Content-Einreichungen und -Auswahl handhaben
• Agenda-Entwicklung und -Veröffentlichung überwachen
• Speaker-Management durchführen
• Content-Bewertungen verwalten

5) Reporting und Finanzen

Event-Technologie bietet Veranstaltern einen kontinuierlichen Überblick über verschiedene Event-Aspekte wie Einnahmen. Sie kann genaue Daten darüber liefern, wie viele Tickets und Sponsorenpakete in Echtzeit verkauft wurden oder was bezahlt wurde und welche Zahlungen noch ausstehen.

Mit diesem Tool können Eventveranstalter:

• Ticket-Reports erstellen
• Sponsoren-Reports erstellen
• Rechnungs- und Zahlungsberichte erstellen

6) Bessere Ressourcenallokation

Inflation und wirtschaftlicher Abschwung stellen Konferenzveranstalter vor weitere Herausforderungen, da viele Event-Aspekte teurer werden.

Mit diesem Tool können Eventveranstalter:

• Auf die Agenda zugreifen und Sessions auswählen
• Netzwerken
• Intern oder extern kommunizieren

7) Kommunikation und Zusammenarbeit

Erfolgreiche interne Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Event-Teammitgliedern kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Events entscheiden.

Mit diesem Tool können Eventveranstalter:

• Von einer vollwertigen, chat-basierten Kommunikation und Zusammenarbeit profitieren
• Dokumente, Bilder und Notizen senden und darauf zugreifen
• Spezielle Themen und Kanäle für jeden Sponsor oder jede Session erstellen

8) Zentralisiertes Reporting

Event-Technologie liefert nicht nur großen Mengen an Daten an Veranstalter und Aussteller, sondern auch an Sponsoren, die je nach Relevanz darauf zugreifen können.

Mit diesem Tool können Eventveranstalter:

• Ausgaben und Rentabilität analysieren
• An Sponsoren und andere Stakeholder berichten
• Beim Lead-Tracking unterstützt werden
• Teilnehmerdemografie und Konsumentenverhalten analysieren

Fazit

Event-Technologie vereinfacht alle Aspekte des Eventorganisationsprozesses, optimiert das Teilnehmererlebnis und generiert Leads. Ihre einzigartige Fähigkeit, ein umfassendes Set an Tools zu kombinieren, hilft dabei, Event-Technologie optimal für Ihre Konferenz einzusetzen.