3 Regeln für den Einsatz von Social Media zur Verbesserung Ihrer Konferenz

Richtig eingesetzt können Social-Media-Plattformen das Konferenzerlebnis für Teilnehmende auf vielfältige Weise verbessern. Sie vermitteln zudem den Eindruck, dass Konferenzveranstalter auf mehreren Ebenen mit dem Publikum in Kontakt treten möchten, anstatt den Austausch zu scheuen.

Vernachlässigen Veranstalter soziale Netzwerke vor, während und nach einer Konferenz, könnte das Publikum den Eindruck gewinnen, dass etwas nicht stimmt, und das Gesamtbild der Veranstaltung verpassen. Den eigenen Social-Media-Auftritt aufzubauen ist ein entscheidender Schritt zum Erfolg, dem jeder Eventveranstalter folgen sollte. Als Orientierungshilfe können Sie diese 3 Regeln für Social Media nutzen, um Ihre Konferenz zu verbessern.

Regel 1: Social-Media-Präsenz aufbauen

Eine Social-Media-Präsenz erfordert die volle Aufmerksamkeit der Konferenzveranstalter. Auf so vielen Ebenen präsent zu sein, verlangt einen strukturierten Ansatz und ein eingespieltes Team.

Das Team besteht in der Regel aus drei bis vier Personen (etwa Kommunikationsmanager, Content Creator, Designer und Media Planner), die zusammenarbeiten, um Informationen vor, während und nach der Konferenz zu erstellen und zu verbreiten. Das Team muss eng mit dem restlichen Eventplanungsteam zusammenarbeiten.

Wenn Ihr Team bereit ist, beginnen Sie mit der Erstellung von Medienprofilen und der Festlegung von Konferenz-Hashtags. Nicht alle sozialen Medien eignen sich für Ihre Konferenz — welche Plattformen Sie nutzen sollten, hängt vom Interesse Ihres Publikums ab. Generell empfehlen wir, LinkedIn für alle allgemeinen Informationen und Twitter für wichtige Ankündigungen wie Speaker-Lineups oder wesentliche Änderungen während des Konferenzablaufs zu nutzen (z. B. plötzliche Programmänderungen, Raumwechsel und wichtige Sicherheitshinweise). Instagram eignet sich dafür, auf emotionaler Ebene mit Ihren Teilnehmenden in Verbindung zu treten.

Beginnen Sie außerdem erst dann mit der Kommunikation auf Social Media, wenn Sie einen Kommunikationskalender erstellt haben. Er hilft Ihnen, strategisch zu denken und Informationen passend zum jeweiligen Format der Social-Media-Plattform aufzubereiten. Je nach Vorlieben und Fähigkeiten kann Ihr Social-Media-Team den Kalender in einer vereinfachten Tabellenkalkulation zusammenstellen oder professionelle Tools nutzen, um die Konferenz insgesamt zu optimieren.

Regel 2: Weitere Möglichkeiten zur Steigerung der Social-Media-Präsenz suchen

Wenn Sie die ersten Schritte erfolgreich gemeistert und auf sozialen Netzwerken kommuniziert haben, verstehen Sie besser, wo weitere Optimierungen sinnvoll sind. Die folgenden Vorschläge zur Verbesserung Ihrer Konferenz und zur Stärkung Ihrer Social-Media-Präsenz können hilfreich sein:

1. Buzz-Generierung Eines der wichtigen Elemente zur Steigerung der Social-Media-Präsenz ist das Erzeugen von Begeisterung. Klassische Printmedien sind kostspielig und unpraktisch. Social Media ermöglicht dagegen eine kontinuierliche Kommunikation. Bei Bedarf lässt sie sich durch vergleichsweise günstige Kampagnenkosten unterstützen, bei denen „Shares” und „Likes” Ihre Inhalte kostenlos einem großen Publikum bekannt machen können.

2. Hashtags Ein eingängiger Hashtag ist ein wichtiger Aspekt, um die Social-Media-Präsenz und die Sichtbarkeit Ihrer Konferenz zu stärken. Ein Hashtag verleiht Ihrer Konferenz eine virtuelle Markenidentität und ermutigt Teilnehmende, ihn für ihre eigenen Beiträge zu verwenden. Außerdem hilft ein Hashtag dabei, die gesamte Kommunikation und das Engagement zu bündeln — sehr nützlich für das Reporting gegenüber Sponsoren, zur Referenzierung und um die Wirkung Ihrer Konferenz langfristig zu verlängern.

3. So viele Fragen wie möglich über Social Media beantworten Die meisten Ihrer Teilnehmenden werden soziale Medien nutzen, um relevante Informationen zu Ihrer Konferenz zu erhalten. Das bedeutet auch, dass sie Fragen stellen werden, um schnell Antworten zu erhalten. Versuchen Sie, alle Fragen zu beantworten, und bleiben Sie dabei geduldig. Relevante Informationen bereitzustellen zeigt, dass Sie ein professioneller Veranstalter sind.

4. Ankündigungen über Social Media Social Media ist die ideale Plattform für schnelle, wirkungsvolle Ankündigungen. Nichts erzeugt mehr Begeisterung als die Bekanntgabe bestätigter Speaker! Potenzielle Besucherinnen und Besucher nehmen eher an Ihrer Konferenz teil, wenn sie wissen, dass Sie eine hochkarätige Veranstaltung auf die Beine stellen.

5. Follow-up Auch wenn Ihre Konferenz vorbei ist, endet Ihre Arbeit in sozialen Netzwerken nicht. Eine der großen Stärken von Social Media ist, dass Sie die Verbindung zu Ihren Followern für künftige Aktionen aufrechterhalten können — mit Updates zu aktuellen Entwicklungen und Neuigkeiten zu bevorstehenden Konferenzen.

Regel 3: Verschiedene Zielgruppen ansprechen

Social-Media-Plattformen ermöglichen es Ihnen zu erkennen, wer Ihre Konferenz in Betracht zieht oder plant, daran teilzunehmen. Diese einzigartige Fähigkeit kann Ihnen helfen, Ihre Social-Media-Präsenz zu stärken und Ihre Konferenz zu verbessern, indem Sie eine breit angelegte Marketingstrategie entwickeln, die verschiedene Zielgruppen anspricht.

Wenn Sie wissen, wie Sie gegebenes Feedback lesen, sind Sie Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus. Außerdem bietet Social Media eine kosteneffiziente Möglichkeit, Ihre Arbeit weit vor Konferenzbeginn zu bewerben.