4 Schritte zum Aufbau eines Konferenz-Content-Teams

Lassen Sie uns ehrlich sein: Content ist einer der wichtigsten Bestandteile jeder Konferenz. Guter Content ist das Hauptattraktionsmerkmal für Teilnehmende und Sponsoren, prägt aber auch den ersten Eindruck und letztlich das Markenimage.

Ein Konferenz-Content-Team aufzubauen ist für Konferenzveranstalter eine Herausforderung — und selbst wenn das Team steht, ist die Arbeit nicht getan. Früher oder später müssen die meisten Konferenzveranstalter ihr Content-Team neu aufstellen, egal wie erfolgreich es bisher war. Ob Sie einen neuen Ansatz suchen oder einfach das Konferenzambiente auffrischen möchten — irgendwann stehen Sie wieder vor dem sprichwörtlichen leeren Blatt. Wenn dieser Moment kommt, folgen Sie diesen 4 Schritten.

Der Advisory Board leitet das Konferenz-Content-Team

Das Content-Team, auch Advisory Board genannt, sollte die Konferenzinhalte steuern. Das Advisory Board besteht in der Regel aus Branchenexperten, die Eventveranstalter in verschiedenen Phasen zu Themen beraten und später die Einreichungen sammeln.

Eventveranstalter können entscheiden, wer dem Advisory Board angehört, basierend auf dem Zweck und den Fachgebieten, die sie einbringen möchten. Das Content Advisory Board ist dafür zuständig, alle eingereichten Abstracts objektiv zu bewerten und hochwertige Sessions und Inhalte auszuwählen.

Sie fragen sich jetzt wahrscheinlich, warum das Content Advisory Board der erste von vier Schritten ist. In erster Linie hilft es Veranstaltern, Konferenzinhalte aufzubauen und deren Wirkung auf Stakeholder (also Teilnehmende, Sponsoren/Aussteller, Dienstleister und Speaker) zu verbessern. Das Board kann jedoch auch neue Verfahren empfehlen, um die organisatorische Effizienz zu steigern. Das Content Advisory Board muss flexibel sein und sich leicht an die Bedürfnisse der Eventveranstalter anpassen oder neu ausrichten lassen.

Ihre Zielgruppe kennenlernen

Der Aufbau eines Content Advisory Boards braucht Zeit, und Veranstalter müssen wissen, was ihr Publikum erwartet, um zu entscheiden, welche Themen angesprochen werden sollen — insbesondere für die Marktpositionierung.

In den meisten Fällen sollten Konferenzveranstalter diese vier Schritte befolgen, wenn sie ein Konferenz-Content-Team aufstellen:

1. Missionsdefinition

Als ersten Schritt müssen Sie die Mission Ihrer Konferenz definieren und eine Mission Statement formulieren. Dies hilft dabei, die konkreten Gründe für den Aufbau Ihres Konferenz-Content-Teams gemäß den Konferenzwerten und -zielen zu erläutern. Ein Mission Statement ist äußerst nützlich, um es mit verschiedenen Boardmitgliedern zu teilen.

2. Netzwerken

Als Konferenzveranstalter können Sie Ihr Netzwerk nutzen, um Vorschläge für Advisory-Board-Mitglieder zu erhalten. Alternativ können Sie Fachleute in bestimmten Geschäftsbereichen um Empfehlungen bitten oder Experten aus Ihrem Netzwerk einladen, Ihrem Board beizutreten.

3. Advisors mit unterschiedlichem Hintergrund engagieren

Sie sollten Teammitglieder mit unterschiedlichen Fachgebieten auswählen, da ein Advisory Board dazu dient, Ihrer Organisation bei verschiedenen Entscheidungen und Vorgängen zu helfen. Vielfalt stellt sicher, dass alle Aspekte branchenspezifischer Businessthemen abgedeckt werden. Fachkenntnisse in Bereichen wie Finanzen, Marketing und Technologie liefern tiefere Einblicke in spezifische Aspekte der Themen, die Sie behandeln möchten.

4. Kleinere Boards

Ein kleineres Advisory Board aus Experten auf ihren jeweiligen Gebieten kann effektiver zusammenarbeiten, wenn eingereichte Abstracts objektiv bewertet werden sollen.

Ein Schlüsselelement beim Aufbau eines Konferenz-Content-Teams

Da Ihre Konferenzteilnehmenden wahrscheinlich Zugang zu den neuesten Forschungsergebnissen, Erkenntnissen und Thought Leadership haben möchten, führt ein gutes Verständnis ihrer Content-Bedürfnisse zu hervorragenden Teilnehmerquoten und allgemeinem Konferenzerfolg. Ihr Konferenz-Content-Team wird unverzichtbar, wenn es darum geht, eine optimale Mischung aus Content-Formaten wie Vorträge, Panels, Roundtables oder Workshops vorzuschlagen. Das ist besonders wichtig bei der Gestaltung eines effizienten Call for Papers, der mit dem Mission Statement der Konferenz übereinstimmt.