Vermeiden Sie diese häufigen Fehler bei der Wahl von Event-Technologie

Mit dem nach der Pandemie neu entfachten Interesse an Präsenzveranstaltungen ist Event-Technologie wieder ein heißes Thema. Bevor wir erklären, wie man häufige Fehler bei der Wahl von Event-Technologie für Ihr Unternehmen vermeidet, müssen wir zunächst verstehen, was das eigentlich ist. Event-Technologie bezeichnet die Gesamtheit digitaler Tools, die Eventveranstaltern helfen, Projekte umzusetzen und Events durchzuführen. Heute kombinieren Eventplaner wie früher verschiedene Tool-Sets, um ihre Events zu managen. Auf der anderen Seite steht Eventmanagement-Software, die all diese Tools unter einem Dach vereint — in der Regel die Wahl professioneller Eventveranstalter. Leider ist die vorherrschende Präferenz unter Eventveranstaltern nach wie vor eine Kombination verschiedener Event-Technologien. Daher ist es keine Seltenheit, dass Eventveranstalter Fehler beim Einsatz bestimmter Tools machen, die für ihren Geschäftstyp schlecht optimiert oder sogar unnötig sind.

Unsicherheit im Umgang mit den neuesten Event-Technologien

Erhebliche Fortschritte in der Event-Technologie — wie Datenimport und -export, Gamification für Teilnehmende, Event-Badge-Druck oder die Entwicklung von Eventmanagement-Software — können den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, das Publikum zu Ihren Events zu bringen und das gesamte Teilnehmererlebnis zu bereichern, ganz zu schweigen von der Stärkung von Sponsorenbeziehungen für noch größeren Eventerfolg.

Leider wissen Eventveranstalter größtenteils nicht, wie sie die neuesten Event-Technologien einsetzen sollen, um das Engagement ihrer Teilnehmenden zu optimieren. Zu wissen, was man nicht tun sollte, erleichtert es, das Verständnis von Event-Technologie-Fortschritten voranzutreiben. Schauen wir uns an, welche häufigen Fehler Sie bei der Wahl von Event-Technologie vermeiden sollten.

Die Bedürfnisse Ihres Publikums ignorieren

Bevor Sie kopfüber in die Welt der Event-Technologie eintauchen, ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und die Bedürfnisse und Vorlieben Ihrer Zielgruppe zu verstehen. Einer der größten Fehler, den Eventplaner machen, ist die Auswahl von Technologie, die nicht den Erwartungen ihrer Teilnehmenden entspricht.

Bedenken Sie die Demografie Ihres Publikums. Sind es technikaffine Millennials, die interaktive Event-Apps und Live-Streaming erwarten? Oder sind es erfahrene Fachleute, die Networking-Möglichkeiten schätzen, die durch leistungsstarke Matchmaking-Tools ermöglicht werden? Wenn dies ignoriert wird, kann es zu einem Missverhältnis zwischen Ihrer Zielgruppe und der gewählten Event-Technologie führen.

Fehlende klare Zieldefinition

Ein häufiger Fehler bei der Eventplanung ist das Fehlen klarer Ziele für das Event und die daraus resultierende fehlende Abstimmung der Technologieauswahl mit diesen Zielen. Jedes Event sollte immer einen Zweck haben.

Budgetbeschränkungen unterschätzen

Es klingt nach etwas, das selbst von unerfahrenen Eventveranstaltern nicht als Fehler angesehen werden sollte, doch es passiert vielen. Event-Technologie kann eine erhebliche Ausgabe sein, und einer der größten Fehler, den Eventplaner bei der Wahl von Event-Technologie machen, ist eine falsche Budgetplanung. Zu viel für Technologie auszugeben kann andere entscheidende Aspekte Ihres Events beeinträchtigen, wie Marketing oder Unterhaltung. Legen Sie ein realistisches Budget für Ihre Event-Technologie fest. Berücksichtigen Sie die Anfangskosten sowie laufende Gebühren für Support, Updates und Wartung.

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Upgrades vergessen

In der heutigen digitalen Landschaft sollte Event-Technologie nahtlos mit Ihren bestehenden Systemen zusammenarbeiten und integriert sein. Die fehlende Berücksichtigung von Integrationsmöglichkeiten ist ein häufiger Fehler, der zu Datensilos und Ineffizienzen führt. Stellen Sie bei der Wahl von Event-Technologie sicher, dass sie sich in Ihr CRM, Ihre E-Mail-Marketing-Tools und andere wesentliche Systeme integrieren lässt. Das gewährleistet einen reibungslosen Datenfluss und reduziert den Bedarf an manueller Dateneingabe.

Technischen Support unterschätzen

Technische Pannen können während eines Events zum Alptraum werden. Sich ausschließlich auf Ihr internes IT-Team zu verlassen, um potenzielle Probleme zu lösen, ist ein Fehler. Stellen Sie unbedingt sicher, dass der Event-Technologie-Anbieter zuverlässigen technischen Support bietet! Dazu gehören eine Hotline, Vor-Ort-Support während des Events und ein klarer Eskalationsprozess für kritische Probleme. Ein proaktiver Ansatz beim technischen Support kann Ausfallzeiten und Frustration bei Veranstaltern und Teilnehmenden minimieren.

Überkomplizierte Nutzererfahrung

Obwohl es verlockend ist, die neueste und fortschrittlichste Event-Technologie einzusetzen, ist die Überkomplizierung der Nutzererfahrung ein häufiger Fehler. Eine übermäßig komplexe Benutzeroberfläche kann Teilnehmende verwirren und frustrieren. Stellen Sie bei der Wahl von Event-Technologie sicher, dass sie eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet. Halten Sie die Nutzererfahrung einfach und intuitiv.

Komplizierte Registrierungsverfahren

Ineffiziente Eventregistrierung führt zu langen Warteschlangen, verspäteten Startterminen und nervösen Teilnehmenden. Machen Sie sich mit verschiedenen Arten von Event-Technologie vertraut, die helfen, den Registrierungsprozess zu glätten — und zögern Sie nicht, diese zu testen. Verfolgen Sie beispielsweise die neuesten mobilen Drucker für Event-Badges und wie man sie ansprechend und besser lesbar für das Scannen gestaltet.

Welche Optionen haben Sie beim Druck von Event-Badges Erfahren Sie, wie Sie den Registrierungsprozess optimieren und lange Warteschlangen mit optimiertem Event-Badge-Druck reduzieren können.

Irreführendes Event-Layout

Eventplaner, die das physische Setup eines Events überstürzt gestalten, landen in der Regel bei verwirrenden Event-Layouts. Dies kann zahlreiche Probleme für das Eventpersonal und die Teilnehmenden verursachen (z. B. verspätete Aktivitäten, komplizierte Setups für Aussteller oder Sponsoren, Orientierungslosigkeit im Veranstaltungsort oder sinkende Zufriedenheit der Teilnehmenden). Um diese Fehler zu vermeiden, erstellen Sie immer einen Grundriss für Ihr Event — er hilft Eventplanern, das Event-Erlebnis in der Pre-Event-Phase zu optimieren, die Performance des Vertriebsteams zu steigern und mehr Einnahmen von Ausstellern zu erzielen.

Technologie soll eine Hilfe sein und kein Hindernis

Event-Planungstechniken, Erkenntnisse und Technologie entwickeln sich ständig weiter, was die Wahl der richtigen Event-Technologie für den Erfolg Ihres Events notwendig macht. Die oben genannten häufigen Fehler zu vermeiden — wie das Vernachlässigen von Publikumsbedürfnissen, das Setzen klarer Ziele und das Unterschätzen von Budgetbeschränkungen — macht einen großen Unterschied. Ob Sie eigenständige Event-Tools verwenden oder das Beste aus professionellen Tools wie Eventmanagement-Software herausholen möchten — Event-Technologie sollte immer das Gesamterlebnis für Veranstalter und Teilnehmende verbessern. Denken Sie daran: Technologie sollte ein Tool sein, das vereinfacht, und nicht verkompliziert oder frustriert.