7 Tipps zur Organisation großartiger Tech-Events: Erkenntnisse von Branchenexperten

Die Organisation von Tech-Events kann eine enorme Herausforderung sein, ist aber auch eine der lohnendsten Leistungen, die man sowohl in der Technologiebranche als auch im Eventmanagement erreichen kann. Von der Gewinnung von Hunderten oder sogar Tausenden von Teilnehmenden bis hin zur Begrüßung erstklassiger Speaker und der Schaffung von Win-win-Partnerschaften ist es schwer zu sagen, was der beste Teil der Organisation von IT-Konferenzen ist.

Hier ist ein tiefgreifender Blick darauf, wie Sie erfolgreiche Tech-Events organisieren können. Bevor wir beginnen, finden Sie weitere Einblicke in unserem jüngsten Webinar “How to Organize Awesome Tech Events” mit Aurelien Clere vom Power Platform French Summit.

1 - Klarer Fokus auf Themen und Trends

Als erstes das Wichtigste. Im Jahr 2024 suchen Tech- und IT-Publika nach spezialisierten Inhalten. Anstatt breite und generische Themen anzubieten, konzentrieren Sie Ihren Fokus auf aufkommende Technologien und Nischentrends. Programmierer-Konferenzen können beispielsweise eine oder zwei Bühnen für Themen wie Quantencomputing, Web3 oder Industrie 4.0 widmen. Damit positionieren Sie sich an der Spitze der Tech-Branchenevents und ziehen ein hochengagiertes Publikum an, das sich tief für diese Themen interessiert.

💡 Profi-Tipp: Social-Media-Beiträge und Umfragen können Ihnen helfen, die heißesten Themen zu identifizieren, über die Ihre Zielgruppe mehr lernen möchte. Lesen Sie mehr über die Nutzung von Social Media für die Eventorganisation hier.

2 - Immersive und einbindende Erlebnisse schaffen

Nur gute Themen zu haben reicht jedoch nicht aus. Das Tech-Publikum sucht mehr als nur das Sitzen in Vorlesungen. Während Ihrer Konferenz können Sie es mit immersiven Erlebnissen einbinden, wie interaktiven Demos, AR-Produktpräsentationen, Hackathons, Challenges oder anderen außergewöhnlichen Aktivitäten.

Außerdem müssen Sie nicht warten, bis Ihr Event beginnt, um mit Ihrem Publikum in Kontakt zu treten. Eine großartige Möglichkeit, Ihr Publikum bereits vor dem Eventstart zu aktivieren, sind Marketing-Promotionen und Influencer-Kampagnen. Wenn ich von Influencer-Kampagnen spreche, meine ich nicht YouTube-Stars, obwohl diese absolut helfen können — ich spreche davon, Ihre Teilnehmenden, Speaker und Sponsoren in Influencer innerhalb ihrer Communities zu verwandeln.

Bei run.events haben wir dafür eine perfekte Lösung gefunden. Mit dem Influencer-Marketing-Modul von run.events können Speaker, Sponsoren und Teilnehmende ganz einfach Neuigkeiten über ihre Teilnahme oder Beteiligung an einem Event teilen. Dies vereinfacht Ihre Event-Marketing-Bemühungen auf mehrfache Weise:

• Einfaches Teilen: Wir stellen Vorlagen und Standardtexte für Social-Media-Posts bereit, ermutigen aber auch zum eigenständigen Schreiben.
• Zwei-Klick-Engagement: Das Teilen Ihrer bereitgestellten Vorlagen erfordert nur minimalen Aufwand für Ihre Zielgruppe mit nur zwei Klicks.
• Messbarer ROI: Schließlich stellen wir Daten und Analytics bereit, um Ihre direkt auf die Kampagnen zurückzuführenden Ticketverkäufe zu verfolgen.

Das Influencer-Kampagnen-Modul ist brandneu. Unser ECS-Team hinter dem European Collaboration und European Cloud Summit hat bereits großartige Ergebnisse mit über 100 über Influencer-Marketing verkauften Tickets für ECS und European Cloud Summit erzielt. Bei einer Konferenz dieser Größe amortisiert sich run.events praktisch von selbst.

3 - Community-getrieben sein

Community ist alles, so einfach ist das. Community ist ein so wesentlicher Faktor eines erfolgreichen Events, dass es scheint, als würde jedes Event auf dem Markt heute das Wort “Community” verwenden. Bevor Sie jedoch behaupten, dass Sie wirklich ein community-getriebenes Event sind, finden Sie hier eine kurze Checkliste:

• Schaffen Sie ein inklusives Event, indem Sie die unterrepräsentierten Teile der Tech-Community einladen. Dies kann beispielsweise durch offene Unterstützung von unterrepräsentierten Gruppen, Angebot spezieller Tickets oder Rabatte oder andere Maßnahmen geschehen, die die Verbindung zwischen Ihnen und Ihrer Community in den Vordergrund stellen.
• Geben Sie Ihrem Publikum ein Gefühl von Eigenverantwortung und stellen Sie ein diverses Lineup von Speakern und Themen sicher. Das versteht sich von selbst, und doch übersehen viele Konferenzen diesen Teil. Ein vielfältiges Lineup von nicht nur Themen und Speakern ist ein absolutes Muss. Die Tech-Community ist eine virtuelle Community mit einem globalen Publikum. Nutzen Sie das zu Ihrem Vorteil und umarmen Sie die Diversität, um ein innovatives Event zu schaffen.
• Kommunizieren Sie mit Ihrer Community über Kanäle wie Social Media und Newsletter. Reden und hören Sie Ihrem Publikum zu und nutzen Sie das Feedback für zukünftige Geschäftsentscheidungen. Dieser Dialog kann als großartige Informationsquelle über die neuesten Trends und Buzzwords von Insidern dienen.

Profi-Tipp: Nutzen Sie Ihre Community, um für die Sessions abzustimmen, die sie sehen möchten, und gestalten Sie die Agenda entsprechend. Das können Sie auch in run.events tun.

4 - Die besten Speaker sichern

Denken Sie immer daran: Die besten sind nicht unbedingt die bekanntesten. Aurélien Clere, der Kopf hinter dem French Summit, betont Diversität bei der Speaker-Auswahl und Content-Qualität. Seine Strategie umfasst:

• Einen zweisprachigen Fokus auf französischsprachige Teilnehmende.
• Ausgleich zwischen neuen und etablierten Speakern.
• Sorgfältige Themenauswahl mit starkem Schwerpunkt auf Session-Kategorisierung.

Sie möchten Speaker, die maßgeschneidert die beste Wahl für Ihr Event sind. Sicher, Sie könnten einen berühmten Popstar zu Ihrem Event einladen und seinen Ruhm nutzen, um Ihre Konferenz zu vermarkten und Ticketverkäufe zu fördern. Wenn sie jedoch wenig oder nichts über Ihre Themen zu sagen haben, werden Ihre Teilnehmenden sich getäuscht fühlen und höchstwahrscheinlich nächstes Jahr nicht wiederkommen. Der Schlüsselpunkt, auch hier, ist es, Ihrer Community zuzuhören und die bestmöglichen Speaker mitzubringen, von denen sie lernen können.

5 - Die Teilnehmerreise personalisieren

Tech-Event-Teilnehmende erwarten ein maßgeschneidertes Erlebnis. Nutzen Sie eine Eventmanagement-Software, die es Ihnen ermöglicht, Sessions basierend auf ihren Interessen und bisherigem Verhalten zu empfehlen. Senden Sie personalisierte Benachrichtigungen über Networking-Möglichkeiten, bevorstehende Sessions oder Produktdemos. Ermöglichen Sie Ihren Teilnehmenden, ihre eigenen persönlichen Agenden zu erstellen, mit anderen Teilnehmenden zu kommunizieren und zu netzwerken sowie Feedback zu Sessions und Vorträgen zu geben.

6 - Sponsoring-Synergien aufbauen

Wenn es um Sponsoren geht, gilt die allgemeine Regel, kontinuierlich an langfristigen Partnerschaften zu arbeiten. Genau wie Ihre Community suchen Sponsoren nach Beziehungen und Zufriedenheitsgefühlen. Hören Sie auf ihre Bedürfnisse und versuchen Sie, Ideen und Ratschläge zu geben, wie ihre Präsenz bei Ihrer Konferenz auffällig und profitabel gestaltet werden kann.

Etwas, das wir bei ecs.events gerne tun, ist unsere Sponsoren zu ermutigen, verschiedene Gadgets und Goodies wie Tischkicker, Fotoboxen, Abstimmungsstationen und alles andere mitzubringen, das sie aus der Menge herausstechen lässt (solange es den Venue-Sicherheitsregeln entspricht). Wir tun dies, weil uns unsere Sponsoren genauso wichtig sind wie unsere Speaker und Teilnehmenden.

7 - Post-Event-Aktivitäten: Messen, Analysieren und Verbessern

Man würde erwarten, dass all diese Tipps nur vor dem Event relevant sind. Eventorganisation und Eventmanagement sind jedoch kontinuierliche Bemühungen. Sie lernen, während Sie wachsen. Deshalb ist es so wichtig, so viel Feedback und Daten wie möglich zu sammeln und zu analysieren, um Verbesserungsbereiche für zukünftige Projekte zu identifizieren. Überwachen Sie die Session-Teilnahme, Engagement-Niveaus und Sponsorenzufriedenheit. Nutzen Sie diese Daten, um Ihre Strategien zu verfeinern und sich kontinuierlich zu verbessern.

Profi-Tipp: Automatisieren Sie Post-Event-Umfragen und belohnen Sie Teilnehmende mit Rabatten für zukünftige Events.*