So bepreisen Sie Ihre Konferenz: Ein A-Z-Leitfaden

Die Planung einer Konferenz umfasst viele Schritte — von Inhalten bis hin zu technischen Aspekten. Einer dieser Schritte führt zur Definition einer entscheidenden Frage: Wie bepreisen Sie Ihre Konferenz? Diskussionen können in viele Richtungen gehen, aber wenn der Preis zu niedrig ist und die Kosten nicht deckt, wird Ihre Konferenz Verluste machen. Ist der Preis zu hoch, riskieren Sie eine geringere Besucherzahl.

Kurz gesagt sollte der Preis Ihrer Konferenz niedrig genug sein, um Teilnehmende anzuziehen, aber hoch genug, um den Wert des Inhalts widerzuspiegeln und die fixen und variablen Kosten nicht zu gefährden. Bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, müssen sich Konferenzveranstalter der wichtigsten Faktoren bewusst sein, die die Preiskalkulation beeinflussen.

4 Faktoren, die den Konferenzpreis beeinflussen

Die Kosten einer Präsenzkonferenz hängen hauptsächlich mit dem Veranstaltungsort, der Ausstattung und dem Catering zusammen.

Die Auswahl eines Event-Veranstaltungsortes wird stark davon beeinflusst, was die Miete beinhaltet. Es macht einen erheblichen Unterschied, ob der Veranstaltungsort zusätzlich zur Miete Gebühren für audiovisuelle Ausrüstung erhebt, ob er Konferenzmöbel (d. h. Tische, Stühle, Rednerpulte) bereitstellt oder ob diese separat gemietet werden müssen. Die Kenntnis dieses Faktors hilft bei der Preisgestaltung Ihrer Konferenz, da sich die Kosten verdoppeln können, wenn Sie parallele Posten im Budget haben.

Vor der Organisation einer Konferenz müssen Sie wissen, ob der gewählte Veranstaltungsort hauseigenes Catering und Erfrischungen anbieten kann (z. B. in der Miete enthalten). Wenn ja, beeinflusst dieser Faktor erheblich, wie Sie Ihr Event bepreisen. Falls nicht, müssen Veranstalter verschiedene Lieferanten kontaktieren und mindestens drei Angebote zum Vergleich einholen.

Wenn Sie professionelle Konferenzsoftware einsetzen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, welche Event-Technologie-Funktionen enthalten sind. Plattformen wie run.events bieten Funktionen von Speaker-Management, Hotelunterkünften, Ticketing, Registrierungen, Zahlungen und Abstract-Einreichungen. Diese Funktionen bieten den einzigartigen Vorteil einer All-in-One-Lösung mit verschiedenen Tools, die zusammen funktionieren — das bedeutet, dass Sie vermeiden, separate Gebühren an mehrere Anbieter zahlen zu müssen. Es hilft, die Herausforderung der Konferenzorganisation etwas einfacher und günstiger zu machen.

Nach der COVID-19-Pandemie sind Präsenzkonferenzen definitiv zurück. Allerdings sind die meisten Veranstalter verpflichtet, eine virtuelle Erfahrung (hybride Events) für diejenigen anzubieten, die weiterhin von zuhause aus teilnehmen möchten. Vorausschauende Konferenzveranstalter sollten kontinuierlich Ausschau nach Technologien halten, die Streaming-Dienste mit Basistools für Live-Streaming und fortgeschrittene Networking-Lösungen bieten, um die unterschiedlichen Erwartungen der Zielgruppen zu erfüllen.

Arten von Konferenz-Preisstrategien

Eventveranstalter können je nach Konferenzumfang und Themenkomplexität zwischen diesen vier Preisstrategien wählen.

1. Einzelhandelspreisgestaltung — Dies ist der grundlegendste Ansatz, bei dem Sie Ausgaben und Gewinnmargen berechnen und die Summe durch die niedrigste prognostizierte Besucherzahl teilen. Es erfordert Genauigkeit. Andernfalls kann es leicht irreführend sein bei der Bepreisung Ihrer Konferenz.

2. Marktpreisgestaltung — Dieser Ansatz kann vorteilhaft sein, wenn Sie Informationen haben, die zuverlässig annehmen lassen, was sich Ihre Zielgruppe leisten kann. Es ist das Gegenteil des Einzelhandelsansatzes, da es damit beginnt, den Eintrittspreis festzulegen und dann rückwärts arbeitet, um die Konferenz im Rahmen des Budgets aufzubauen.

3. Preisgestaltung mit begrenztem Zugang — Dieses Modell bietet denjenigen mehrere Funktionen und Vorteile, die mehr bezahlen. Konferenztickets sind in Ebenen segmentiert (d. h. Basis, VIP, Premium) und schaffen zusätzlichen Wert. Der Erfolg hängt davon ab, auf jeder Ticket-Ebene genug Wert zu schaffen, um ausreichend Nachfrage zu generieren.

4. Viele Veranstalter verwenden eine Cost-Plus-Strategie, wenn die Wahrnehmung des Werts für den Erfolg entscheidend wird. Wertbasierte Preisgestaltung ist eine der umfassendsten Strategien bei der Bepreisung Ihrer Konferenz, erfordert jedoch viel fortgeschrittenes Verständnis und Recherche. Sie kann oft dabei helfen, die beste Rendite aus Ihrem Event zu erzielen. Das nächste Kapitel diskutiert, wie Sie ihre Vorteile genau nutzen können.

So bepreisen Sie Ihre Konferenz basierend auf ihrem Wert

Drei Schlüsselkomponenten tragen zur Bepreisung Ihrer Konferenz bei: wahrgenommener Wert, tatsächlicher Preis und Kosten pro Ticket.

Der wahrgenommene Wert ist der Wert, den Kunden glauben, von der Konferenz zu erhalten. Der tatsächliche Preis ist das, was der Kunde bezahlt, was mehr oder weniger als der wahrgenommene Wert sein kann. Veranstalter möchten, dass der tatsächliche Preis so nah wie möglich am wahrgenommenen Wert liegt. Die letzte Komponente sind die tatsächlichen Kosten pro Ticket. Diese drei Komponenten geben Ihnen ein vollständiges Bild Ihres Events.

Im wertbasierten Preismodell vergleichen Konferenzteilnehmende wahrgenommenen Wert und Preis, während Eventveranstalter die Kosten pro Ticket nutzen, um den Basispreis zu bestimmen. Kurz gesagt: Wenn der wahrgenommene Wert der Teilnehmenden höher als der Ticketpreis ist, werden die Teilnehmenden ein Ticket kaufen, und wenn die Kosten pro Ticket unter diesem Preis liegen, verdient der Veranstalter Geld.

Wertbasierte Preisgestaltung dreht sich darum, in die Köpfe Ihrer Teilnehmenden einzudringen. Ihre Komplexität erfordert, dass Sie andere Events berücksichtigen, für die Ihre Kunden sich entscheiden könnten. Dies kann Konferenzveranstaltern ein Gefühl dafür geben, was ihre Kunden zu zahlen bereit sind. Ein guter Ausgangspunkt ist die Festlegung, wie viele verschiedene Ticket-Typen Sie Ihrem Publikum anbieten möchten.