Fallstudie: Mit run.events Eventmanagement-Software Geld sparen

Wie run.events die Eventmanagement-Kosten reduziert

Event-Planung kann kostspielig sein, aber mit run.events können Sie erhebliche Kosteneinsparungen erwarten. Im Durchschnitt können Eventveranstalter bis zu 50% ihrer Ausgaben einsparen, indem sie zu diesem umfassenden System wechseln. Lassen Sie uns in eine detaillierte Fallstudie eintauchen, wie run.events im Vergleich zu traditionellen Event-Management-Tools und -Systemen Geld sparen kann.

In diesem Blog-Post führen wir Sie durch ein reales Beispiel mit einem fiktiven Event in Deutschland mit 2.500 Teilnehmenden und einem durchschnittlichen Ticketpreis von €800. Unsere Daten sind auf dem Stand vom 17. Juli 2023.

Ticketing

Wenn es um Event-Ticketing-Systeme geht, ist Eventbrite eine beliebte Wahl für viele, die robuste Funktionen wie Rechnungsstellung und Rückerstattungen als Teil ihres Pakets anbieten. Es ist jedoch wichtig, die Kosten im Zusammenhang mit Eventbrites Diensten zu berücksichtigen. In den USA berechnen sie eine Provision von 3,7% plus $1,79 pro verkauftem Ticket, während es in Großbritannien 6,95% Provision plus £0,59 pro verkauftem Ticket sind. Für unser fiktives Event in Deutschland erhebt Eventbrite eine Gebühr von 5,5% plus €0,99 pro verkauftem Ticket.

Obwohl Eventbrite weit verbreitet ist, gibt es kostengünstigere Alternativen wie ti.to, das feste Servicegebühren von 3% bietet. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diesen Alternativen oft ein umfassendes Rechnungsmanagement fehlt, einschließlich Steuerrechnungen, Rechnungskorrekturen, Stornierungen und Steuernachweisen.

Kosten vergleichen: Eventbrite vs. ti.to vs. run.events

Lassen Sie uns eine Fallstudie durchführen, um zu zeigen, wie Sie mit run.events Geld sparen können. Wir vergleichen Eventbrite, ti.to und run.events für unser fiktives Event:

• Eventbrite: Berechnung:

  • (2.500 × 800 × 5,5%) = €110.000; (2.500 × 0,99) = €2.475
  • Eventbrite-Gesamtgebühr = €112.475

• ti.to: Berechnung: 2.500 × 800 × 3% = €60.000

• run.events: Enterprise-Paket für bis zu 3.000 Teilnehmende pro Jahr: €29.700

Potenzielle Einsparungen

• Potenzielle Einsparungen für den Eventveranstalter bei Nutzung von Eventbrite: €82.775
• Potenzielle Einsparungen für den Eventveranstalter bei Nutzung von ti.to: €30.300

Durch die Wahl von run.events gegenüber anderen Plattformen können Eventveranstalter ihre Kosten erheblich reduzieren und gleichzeitig von robusten Funktionen wie umfassendem Rechnungsmanagement, Steuerrechnungen, Rechnungskorrekturen, Stornierungen, Steuernachweisen und mehr profitieren.

Event-Mobile-App

Eventveranstalter verlassen sich oft auf Mobile Apps wie Whova oder Grip, die in der Regel mit einem hohen Preis einhergehen — durchschnittlich rund €10.000 für Events ähnlicher Größe wie unser fiktives Beispiel. Es gibt jedoch einen intelligenteren Weg, Ihr Event zu verwalten und Kosten zu reduzieren. Mit run.events ist nicht nur die Mobile App im Preis inbegriffen, sondern sie ist auch vollständig in das System integriert, was die Notwendigkeit eliminiert, Teilnehmerdaten zu exportieren und separate Mobile-App-Einladungen zu versenden.

Potenzielle Einsparungen für den Eventveranstalter: Durchschnittlich €10.000.

Inhalte, Speaker und Agenda

Sessionize ist der Marktführer bei Tools, die sich auf die Verwaltung von Speakern, Sessions und der Agenda konzentrieren. Diese Tools helfen bei Calls for Speakers, der Verwaltung von Content-Teams, der Förderung der Inhaltsauswahl und letztendlich der Speaker-Kommunikation und der Veröffentlichung der Agenda. Sessionize hat feste Kosten von €444 (499 US$) pro Event.

run.events bietet nicht nur dieselben robusten Funktionen wie Sessionize, sondern auch etwas Zusätzliches — und die Integration von Inhalten, Speakern und Agenda in das gesamte System eliminiert die Notwendigkeit, Daten in Ihre Event-Mobile-App (oder irgendwo anders) zu kopieren und zu importieren.

Potenzielle Einsparungen für den Eventveranstalter: €444.

Sponsoren und Lead-Retrieval

Verschiedene Lead-Retrieval-Systeme auf dem Markt haben normalerweise eine Preisspanne von €3.000 bis €5.000. All diese Lösungen erfordern, dass Eventveranstalter spezielle Ausrüstung kaufen oder mieten, und die Einrichtung beinhaltet viel Datenexport und -import. Nicht so mit run.events — wie immer zeichnen wir uns durch Zeit- und Geldersparnisse für Eventveranstalter aus.

run.events hat ein vollständiges Sponsor- und Ausstellermanagement in das System integriert. Es unterstützt nicht nur Lead-Retrieval und spontane Klassifizierung durch die run.events-Mobile-App, sondern ermöglicht es Eventveranstaltern auch, den vollständigen Sponsor- und Aussteller-Lebenszyklus mit dem integrierten, event-angepassten CRM zu verwalten.

Potenzielle durchschnittliche Einsparungen für den Eventveranstalter: Durchschnittlich €3.000.

Organisches Influencer-Marketing

Organisches Influencer-Marketing für Events beinhaltet die Nutzung des Einflusses verschiedener Teilnehmer wie Speaker, Sponsoren und Teilnehmende, um das Event in ihren Netzwerken zu bewerben. Das günstigste Influencer-Marketing-Tool auf dem Markt, das auf Event-Marketer zugeschnitten ist, beginnt ab €16.000 und erfordert, dass Eventveranstalter komplexe Integrationen mit den Ticketing-Systemen durchführen, um Leistung und ROI zu messen.

Nicht so mit run.events: Influencer-Marketing ist ein integraler Bestandteil des Systems, und die Integration ist automatisch mit dem run.events-Ticketing-System eingerichtet.

Potenzielle durchschnittliche Einsparungen für den Eventveranstalter: min. €16.000.

Badge-Druck, Check-ins und Registrierungsschalter

Die Auswahl der richtigen Badge-Druck-, Check-in- und Registrierungsschalter-Verwaltungsanwendung für Ihr Event kann eine entmutigende Aufgabe sein. Bei einer Vielzahl von Optionen auf dem Markt, die jeweils einzigartige Funktionen bieten und erheblich in den Kosten variieren, ist die richtige Wahl entscheidend.

In unserer Suche haben wir keine zuverlässige Badge-Druck-, Check-in-Management- und Registrierungsschalter-App gefunden, die unter €8.000 für ein Event ähnlicher Größe wie unser fiktives Beispiel liegt. Tatsächlich können einige Systeme bis zu €25.000 kosten, was erheblichen Druck auf Eventveranstalter ausübt, kostengünstige Lösungen zu finden.

Unnötig zu sagen, dass all diese Funktionalitäten in run.events integriert sind. Eventveranstalter können Badges nach ihren Spezifikationen gestalten, sie im Voraus oder vor Ort drucken und Teilnehmer- und Session-Check-ins durchführen. Darüber hinaus bietet run.events Self-Service-Check-in-Kioske und Badge-Druck.

Potenzielle durchschnittliche Einsparungen für den Eventveranstalter: Durchschnittlich €10.000.

Eventveranstalter sparen €69.744

Gesamteinsparungen für unser fiktives Event: €69.744 (wenn ti.to als Ticketing-App verwendet wird). Wenn Eventveranstalter Eventbrite verwenden, erhöhen sich diese Einsparungen um weitere €50.000.

Die Gesamteinsparungen an Zeit, verbesserter Sicherheit (kein Export oder Import Ihrer Teilnehmerdaten in externe Systeme), Prozessoptimierung und alle anderen Funktionen, die run.events bietet und die von den oben genannten Tools nicht abgedeckt werden, sind hier nicht explizit aufgeführt. Dennoch werden Eventveranstalter die erheblichen Vorteile, die sie bringen, sicherlich erkennen.