So sparen Sie Geld mit Event-Technologie

Die harte Wahrheit lautet: Die Zeiten umfangreicher gedruckter Materialien und manueller Registrierungsprozesse sind vorbei. Heute geht es darum, das Beste aus Event-Technologie zu nutzen, um Kosten zu optimieren, das Teilnehmererlebnis zu verbessern und die Rendite zu maximieren. Angesichts der dynamischen und oft unvorhersehbaren Natur von Events, gleichzeitig aber auch des anhaltenden Inflationsdrucks, müssen Event-Planer ständig wachsam gegenüber potenziellen Einsparmöglichkeiten sein. In diesem Blog erklären wir wichtige Bereiche, wie Sie Geld mit Event-Technologie sparen können.

Event-Ticketing

Event-Tickets sind wichtig — wenn nicht das Wichtigste — von allen Event-Aspekten. Sie können aber auch teuer sein. Einige Event-Planer listen ihre Event-Tickets auf einer Drittanbieter-Ticketplattform, während andere Tickets auf ihrer Event-Website anbieten. Gut zu wissen: Eventmanagement-Software bietet All-in-One-Lösungen, die Event-Apps integrieren, die meist der erste Verbindungspunkt zwischen Eventveranstaltern und Teilnehmenden sind. Reduzierungen der Druckkosten, ein Backend-Supportsystem und das ständige Ändern von Ticketing-Optionen von Gruppen- zu Einzeltickets und umgekehrt werden in diesem Fall zur Normalität.

Event-Mobile-App

Da Mobilgeräte und Tablets alltägliche Begleiter für uns alle sind, werden Event-Mobile-Apps zu zentralen Hubs für die Interaktion zwischen allen Event-Stakeholdern (d.h. Sponsoren, Ausstellern, Teilnehmenden, Speakern und Anbietern). Event-Veranstalter sollten immer bedenken, dass es immer einen intelligenteren Weg gibt, Ihr Event zu verwalten und mit Event-Technologie Geld zu sparen. Eventmanagement-Software beinhaltet nicht nur Mobile Apps in ihrem Preis, sondern ist auch vollständig in das System integriert, was die Notwendigkeit des Exports von Teilnehmerdaten und des Versands separater Mobile-App-Einladungen eliminiert. Und vergessen wir nicht die Sponsor-Dimension als finanzielles Rückgrat vieler Events. Event-Apps sind mit vielen Funktionen ausgestattet, die darauf ausgelegt sind, die Sichtbarkeit von Sponsoren zu erhöhen. Die Werbemöglichkeiten sind grenzenlos — von In-App-Bannern, die Teilnehmende beim Surfen sehen, bis hin zu Push-Benachrichtigungen, die sie an Sponsor-Sessions oder Angebote erinnern. Solche Funktionen stellen sicher, dass Sponsoren eine unübertroffene Sichtbarkeit erhalten, was letztendlich zu einem höheren ROI führt. In vielen Fällen können Eventveranstalter im Durchschnitt € 10.000 sparen.

Kioske und QR-Codes

Betrachten Sie den ersten Kontaktpunkt bei jedem Event — den Registrierungsschalter. Traditionelle Setups beinhalten oft lange Warteschlangen, mehrere Mitarbeiter und einen umständlichen Prozess. Einige Event-Apps bieten Veranstaltern die Flexibilität, ihre vorhandene Ausrüstung zu verwenden, während andere eine Ausrüstungsmiete erfordern. Spezifische Systeme gehen sogar noch weiter und erfordern, dass ihr Personal vor Ort ist, um den Badge-Druck und den Registrierungsschalter zu verwalten. Bei unserer Recherche haben wir keine zuverlässige Badge-Druck-, Check-in-Management- oder Registrierungsschalter-App gefunden, die unter €8.000 liegt. Technologien wie Self-Check-in-Kioske, kombiniert mit Event-Apps mit QR-Scan-Fähigkeiten, können revolutionieren, wie Teilnehmende einchecken. Die Teilnehmenden scannen einfach ihre QR-Codes und werden automatisch zur Besucherliste hinzugefügt. Dieser schnelle Prozess verbessert nicht nur das Teilnehmererlebnis, sondern führt auch zu einer spürbaren Reduzierung der Personalkosten. Es ist eine Win-Win-Situation, um mit Event-Technologie Geld zu sparen — mit Reduzierungen von mehr als € 10.000 im Durchschnitt!

Echtzeit-Lead-Retrieval

Eine Lead-Retrieval-App kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Leads sammelt, durch seine Funktionalität auf alltäglichen Geräten verändern. Die besten Apps auf dem Markt sind für iOS- oder Android-Betriebssysteme auf Mobiltelefonen ausgestattet, was bedeutet, dass jedes Smartphone in einen Scanner und ein Datenerfassungstool verwandelt werden kann. Das ist ein direkter Beitrag, da es Sponsoren und Aussteller anzieht und gleichzeitig Kosten spart. Verschiedene Lead-Retrieval-Systeme auf dem Markt haben normalerweise eine Preisspanne von €3.000 bis €5.000 laut unserer Analyse. All diese Lösungen erfordern, dass Eventveranstalter spezielle Ausrüstung kaufen oder mieten, und die Einrichtung beinhaltet viel Datenexport und -import. Aber verzweifeln Sie nicht, denn hier erfahren Sie, wie Sie mit Eventmanagement-Software Geld sparen können. Wenn Sie sich für ein in das Eventmanagementsystem integriertes Sponsor- und Ausstellermanagement entscheiden, können Sie im Durchschnitt rund €3.000 sparen! Es unterstützt nicht nur Lead-Retrieval und die spontane Nutzung integrierter QR-Scanner, die schnell und einfach zu bedienen sind, sondern Ihre Sponsoren benötigen auch keine zusätzliche Hardware oder Schulungskosten.

Die Kraft von Big Data und Analytics nutzen

Über die offensichtlichen Nützlichkeitsfunktionen hinaus sind Event-Apps eine Fundgrube für Daten. Jede Interaktion, jeder Klick und jede besuchte Session zeichnet ein lebendiges Bild der Präferenzen, des Verhaltens und des Feedbacks der Teilnehmenden. Anstatt sich auf Post-Event-Umfragen zu verlassen, können Planer auf Echtzeit-Analytics zurückgreifen, um zu beurteilen, was funktioniert und was nicht. Wenn Ihr Event-Organisationsteam mit mühsamen manuellen Prozessen beschäftigt ist, verlieren Sie viel Geld bei Arbeitskosten. Da es schwierig ist zu quantifizieren, treffen wir eine gute Entscheidung, wenn wir sagen, es ist unbezahlbar, wenn Sie mit Event-Technologie Geld sparen. Darüber hinaus sind Event-Planer mit Big Data und Analytics an ihren Fingerspitzen besser ausgerüstet als je zuvor, um Events zu gestalten, die resonieren, engagieren und fesseln.