Die Bedeutung effektiven Managements in der Eventorganisation

Als Eventveranstalterin habe ich aus erster Hand die Herausforderungen des Managements von Sessions, Speakern und Agenden erlebt. Mein Weg begann mit dem European Collaboration Summit, wo erste Versuche eine Mischung aus Tools für Content-Einreichungen und -Auswahl umfassten. Dazu gehörten benutzerdefinierte Formulare für Content-Einreichungen, Excel-Tabellen zur Organisation und Auswahl von Inhalten sowie manuell erstelltes HTML zur Integration in unsere Website. Jedes Mal, wenn sich etwas am Inhalt änderte, musste der gesamte Prozess von vorne beginnen — die Agenda aktualisieren, HTML-Snippets auf der Website manuell ändern und Teilnehmende direkt informieren. Es war ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess.

Wir testeten verschiedene Eventmanagement-Plattformen, aber keine erfüllte unsere Anforderungen ausreichend. Sie ermöglichten den Import von Excel-Dateien mit Speaker- und Session-Informationen, unterstützten jedoch nicht den Prozess der Content-Einreichung, -Auswahl oder Agenda-Erstellung. Jede Änderung erforderte weiterhin manuelle Aktualisierungen, was ineffizient und umständlich war.

Speaker-, Content- und Agenda-Management run.events vereinfacht das Management von Content und Speakern. Passen Sie Calls for Content an, erstellen Sie Content-Teams, bewerten Sie eingereichte Sessions und verwalten Sie Speaker, erstellen Sie Event-Agenden und Session-Feedback-Formulare.

Unsere Erfahrung änderte sich, als wir die Eventmanagement-Plattform run.events einzusetzen begannen. Sie ermöglichte es uns, den gesamten Prozess innerhalb einer einzigen Plattform zu verwalten und eliminierte die Notwendigkeit für ständige Exporte, Importe und manuelle Aktualisierungen. run.events bot eine umfassende Lösung mit Funktionen wie:

• Anpassbare Calls for Content: Wir konnten Formulare für Content-Einreichungen und Speaker-Profile erstellen.
• Content-Team-Management: Wir konnten multidisziplinäre Content-Teams aufbauen und beauftragen, alle Content-Einreichungen zu bewerten.
• Drag-and-Drop-Agenda-Erstellung: Vereinfachte Agenda-Erstellung, die benutzerfreundlich war.
• Dynamische Integration mit Website und mobilen Apps: Änderungen im Agenda-Builder wurden sofort auf unserer Website und in der mobilen App widergespiegelt.
• Schnelle Kommunikation: Es war einfach, Delegierte über Agenda-Änderungen zu informieren, indem die integrierten E-Mail- und Push-Benachrichtigungsfunktionen der mobilen App genutzt wurden.
• Ausstellung von Speaker-Tickets und Kommunikation: Es war einfach, Event-Tickets für Speaker zu erstellen und die Speaker-Kommunikation in die Plattform zu integrieren.
• Session-Feedback-Management: Teilnehmende konnten über anpassbare Formulare Feedback zu Sessions hinterlassen.
• Ressourcenteilung für Speaker: Speaker konnten ihre Session-Materialien für den Zugang der Teilnehmenden über unsere mobile App und Website hochladen.

Durch den Wechsel zu run.events haben wir unsere Content-, Speaker- und Agenda-Management-Prozesse effektiv optimiert. Die Plattform bot eine End-to-End-Lösung, reduzierte den manuellen Arbeitsaufwand erheblich und verbesserte die Gesamteffizienz unserer Eventorganisation.

Diese Plattform sparte uns nicht nur Zeit, sondern verbesserte auch das Erlebnis für unsere Teilnehmenden und Speaker durch das erstklassige Web- und Mobile-App-Erlebnis (Teilnehmende können die run.events Mobile App nutzen, um ihre eigenen persönlichen Zeitpläne zu erstellen) — ein klarer Beweis dafür, warum Unterstützung für Speaker-, Content- und Agenda-Management weit über den Import von Excel-Dateien und deren Anzeige auf der Website hinausgehen muss.