Wenn Sie Ersatz-Badges ausgeben: Invalidieren Sie die alten?

Das Drucken von Badges für Event-Teilnehmende ist unkompliziert: Ein Teilnehmender registriert sich für das Event, ein Badge wird gedruckt, und alles scheint in Ordnung zu sein.

Oder vielmehr, es ist in Ordnung, bis ein Badge als verloren gemeldet wird und ersetzt werden muss.

Natürlich können Sie einen Ersatz-Badge drucken und ausgeben, aber wenn die Originalbadges nicht invalidiert werden, können Ersatz-Badges bedeuten, dass Sie blinde Passagiere bei Ihrem Event haben. Wenn sowohl Original- als auch Ersatz-Badge als gültig gelten, haben Sie keine Möglichkeit zu wissen, ob sie alle benutzt werden, und ob Personen bei Ihrem Event sind, die nicht dort sein sollten.

Natürlich können Sie die Ausstellung von Ersatz-Badges verweigern, aber es wird immer Personen geben, die ihren Badge wirklich verlieren oder vergessen. Ich habe Events gesehen, bei denen eine Gebühr für Badge-Ersatz verlangt wird, aber Sie können nie die volle Ticketgebühr verlangen, und es hinterlässt immer einen bitteren Beigeschmack bei Teilnehmenden, die ihren Badge wirklich verlieren.

So sollten Sie es nicht machen. Der richtige Ansatz hier ist ein ordnungsgemäßes Badge-Management.

Wenn ein Ersatz-Badge ausgestellt wird, muss der vorherige Badge invalidiert werden. Wenn dieser Badge heimlich an eine andere Person weitergegeben wurde, die nicht beim Event sein sollte, sollte diese Person mit diesem Badge praktisch ausgesperrt sein.

Badges ausgeben und Teilnehmende mit run.events registrieren Erfahren Sie, wie Sie Badge-Druck und -Ausgabe sowie Teilnehmerregistrierungen mit run.events vereinfachen und automatisieren können.

Was bedeutet das in der Praxis:

• Wenn Sie Einlasskontrolle zum Veranstaltungsort praktizieren, sollte das Scannen eines invalidierten Badges eine Warnung ausgeben.

• Wenn Sie Session-Einlasskontrolle praktizieren, bei der Personal Badges am Eingang von Sessionräumen scannt, sollte dieser Scan invalidierte Badges melden, und sie sollten keinen Zugang zum Raum erhalten.

• Wenn Sie Self-Service-Session-Check-in praktizieren, sollten Personen mit invalidierten Badges keine Sessions registrieren können.

• Das Herstellen von Verbindungen zwischen Teilnehmenden durch gegenseitiges Scannen von Badges sollte für Personen mit invalidierten Badges blockiert sein.

• Lead-Retrieval sollte für Teilnehmende mit invalidierten Badges nicht funktionieren.

• Wenn ein Teilnehmender zum Registrierungsschalter kommt, entweder um sich zu registrieren oder um einen Ersatz-Badge zu beantragen, sollte das System wissen und warnen, ob dieser Teilnehmende bereits registriert ist und ob bereits Badges ausgestellt wurden.

• Berichterstattung über Versuche, invalidierte Badges zu verwenden (zur Durchführung einer der oben aufgeführten Aktionen): Wessen Badge war es, wann ist es passiert, was wurde versucht?

Natürlich unterstützt run.events vollständig ein ordnungsgemäßes Badge-Management, das Badge-Invalidierung, Badge-Ersatz und die Überprüfung der Badge-Gültigkeit bei globaler und Session-Eingangskontrolle umfasst. So müssen Sie nicht zwischen dem blinden Ausstellen von Ersatz-Badges ohne Sicherheitsnetz und der Verweigerung von Ersatz-Badges wählen: Sie können sicher Ersatz-Badges ausstellen und alle Use-Cases abdecken, ohne geschäftlichen Schaden für Sie, und gleichzeitig ohne Ihre Teilnehmenden zu verärgern.