6 Tipps zum Umgang mit Risiken auf Ihrer Konferenz

Neben der Entwicklung einer Strategie zur Erreichung verschiedener Ziele muss jeder Konferenzveranstalter auch die Faktoren verstehen, die all die investierte harte Arbeit gefährden könnten.

Das Verstehen von Risikofaktoren ist der erste Schritt zum Umgang mit Risiken auf Ihrer Konferenz. Risikomanagement ist ein wichtiges Thema bei der Konferenzplanung, denn wenn potenzielle Probleme nicht erkannt werden, kann das viele Bereiche erheblich beeinträchtigen (z. B. wenn die Sicherheit der Teilnehmenden nicht berücksichtigt wird, kann dies zu rechtlichen Konsequenzen führen).

Grundlagen des Risikomanagements für Ihre Konferenz

Kurz gesagt ist Risikomanagement die Reduzierung von Risiken, die mit der Beteiligung an einer Veranstaltung verbunden sind.

Bei der Eventplanung kann sich Risiko in allem manifestieren — von Ausrüstungs- und Stromausfällen über Lebensmittelsicherheitsbedenken bis hin zum Rückzug von Sponsoren.

Sie haben möglicherweise bereits einige Herausforderungen erlebt und sind wahrscheinlich zu dem Schluss gekommen, dass der beste Ansatz für den Umgang mit Risiken frühzeitige und regelmäßige Planung ist.

Ein häufiger Fehler ist es, das Risikomanagement aus einer ganzheitlichen Eventperspektive anzugehen. Risikomanagement muss in jeder Phase der Eventproduktion berücksichtigt werden, unter Berücksichtigung potenzieller Risikoquellen wie Personal, Finanzen, Marketing und Teilnehmende.

Den Risikoplan erstellen

Wenn Sie Risikomanagement betreiben, sollten Sie mit einer Bewertung der Konferenzrisiken in drei Stufen beginnen:

• Potenzielle Gefahren identifizieren, die auftreten könnten

• Die Wahrscheinlichkeit jedes Risikos berechnen

• Analysieren, was passieren könnte, wenn es eintritt

Da manche Konferenzrisiken höhere Priorität haben als andere, sollten Sie die Prioritätsniveaus jedes Risikos festlegen.

Sobald die Risiken und Gefahren identifiziert wurden, sollten Eventveranstalter einen Risikomanagementplan entwickeln, um Risiken auf ihrer Konferenz zu reduzieren, zu beseitigen oder zu verringern.

Der letzte Schritt ist die Ausarbeitung eines Konferenz-Krisenmanagementplans — eine komplexe Herausforderung für Eventveranstalter. Dieser Plan hilft dabei, unvorhergesehene Situationen zu verhindern oder abzumildern, um Personen, Eigentum, Ruf und Vermögen zu schützen. Diese sechs Schritte können Ihnen bei der Planformulierung helfen:

1. Erstellen Sie eine Liste wichtiger Notfallkontakte zur Verteilung

Dies hilft Ihrem Team, wichtige Informationen schnell zu identifizieren, besonders in zeitkritischen Situationen.

2. Identifizieren Sie Teammitglieder für ein Krisenplanungskomitee

Die Aufgabe des Komitees ist es, im Notfall handlungsfähig zu sein.

3. Erstellen Sie einen Krisenkommunikationsplan

Legen Sie verschiedene Protokolle für den Informationsaustausch mit verschiedenen Stakeholdern fest und definieren Sie Verantwortlichkeiten.

4. Etablieren Sie Systeme, um Ihr Team bei der Erkennung von Frühwarnsignalen zu unterstützen

Definieren Sie Alarm- (oder „Rote Flagge”-) Bereiche für die kontinuierliche Überwachung.

5. Identifizieren Sie Krisenreaktionsverfahren für alle

Legen Sie Maßnahmen fest, die von jeder verantwortlichen Person durchzuführen sind, sowie zusätzliche „Plan B”-Schritte für den Ernstfall.

6. Notfallsimulationen

Übung macht den Meister! Simulationstests können Ihnen zeigen, ob Verfahren gut genug sind oder optimiert werden müssen. Außerdem beschleunigen sie die Reaktionszeit Ihres Teams und machen sie reibungsloser und effizienter.

Da sich Informationen und Umstände ständig ändern, erfordert Krisenmanagement, dass Sie kontinuierlich alle Arten von Informationen sammeln, die die Konferenzrisikobewertungen beeinflussen könnten, und schnell reagieren.

Risikoentscheidungen: Absagen, Verschieben oder virtuell abhalten

Sobald Sie potenzielle Risiken identifiziert und einen Krisenmanagementplan entwickelt haben, sollten Sie bereit sein, mögliche Hindernisse zu bewältigen.

Wenn es so weit ist, wird Ihr Plan real getestet. Zu einem gewissen Zeitpunkt müssen Sie entscheiden, ob Sie Ihre Konferenz absagen, verschieben oder virtuell abhalten möchten. Jede Entscheidung hat ihre Vor- und Nachteile.

Ein kleines internes Meeting abzusagen unterscheidet sich erheblich davon, eine Konferenz mit Tausenden von Teilnehmenden abzusagen — das ist das schlimmste Szenario für jeden Veranstalter. Bei einer schwierigen Entscheidung wie einer Absage müssen Veranstalter abwägen, ob der Nutzen eines alternativen Plans die Kosten überwiegt. Wenn nicht, sollten Sie eine Absage in Betracht ziehen.

Die Verschiebung Ihres Events gibt Ihnen zusätzliche Zeit, es zu ändern und in der Zukunft erneut durchzuführen. Seien Sie vorsichtig, wie weit Sie Ihr Event verschieben, da dies mehrere Konsequenzen haben kann.

Die virtuelle Durchführung ist kein gleichwertiger Ersatz für eine Präsenzkonferenz, aber besser als eine vollständige Absage. Bewerten Sie die Ziele Ihrer Konferenz neu, um zu sehen, ob sie in einem virtuellen Umfeld erreichbar sind — erst dann sollten Sie eine Verlegung in Betracht ziehen.

Fazit

Sobald Sie planen, mit Risiken auf Ihrer Konferenz umzugehen, ist es Zeit zu handeln. Dazu gehört das Versenden von Informationen an alle Stakeholder (d. h. Teilnehmende, Speaker, Sponsoren und Dienstleister), da Kommunikation der Schlüssel zum Umgang mit Risiken auf Ihrer Konferenz ist. Wenn Sie eine professionelle Eventmanagement-Plattform nutzen, kann dies durch Automatisierung nahtlos erfolgen und verschiedene Stakeholder-Gruppen unterschiedlich ansprechen.