Liebe Eventveranstalter, das erwarten Sponsoren und Aussteller von Ihnen

Liebe Eventveranstalter,

Lassen Sie uns offen sprechen: Wir als Sponsoren und Aussteller kommen zu Ihren Events, um unsere Lead-Datenbank und unser Partnernetzwerk zu erweitern und die Markenbekanntheit unserer Unternehmen zu steigern. Unsere Motive sind rein geschäftlicher Natur, und das ist gut so: Das gesamte Sponsoren- und Aussteller-Ökosystem ist eine der Säulen, die Ihr Event und die gesamte Eventbranche zusammenhalten.

Als Eventveranstalter können Sie viel tun, um uns zu helfen. Auch wenn Ihnen das vielleicht selbstverständlich erscheint, ist dies leider bei vielen Events, die ich besuche — entweder als Teilnehmer oder als Aussteller — nicht der Fall. Wie immer dreht sich alles um die Erfahrung, und diese Erfahrung entscheidet, ob wir uns respektiert fühlen (oder nicht!) und ob wir uns willkommen fühlen (oder nicht!). Und ob wir im nächsten Jahr wiederkommen.

Warum schreibe ich diesen so offenen und direkten Blogbeitrag?

Letzte Woche besuchte run.events ein Branchenevent in London. Wir stellten dort aus, und ich war auch als Speaker eingeladen. Da es sich um eines der wichtigsten Branchenevents in Europa handelt, waren alle relevanten Personen für uns anwesend, und wir haben unsere Ziele erreicht. Aber ehrlich gesagt war unsere Erfahrung (und unser wahrgenommener Wert als Sponsor) schrecklich.

Beginnen wir damit, dass wir sechs verschiedene Logins für verschiedene Systeme hatten, die das Event nutzte. Es dauerte fast zwei Stunden, um mich in alles einzuloggen und das meiste davon zu konfigurieren (ich schaffte es nicht einmal, alles zu konfigurieren). Die Eventregistrierung war ein System, die mobile App war eine völlig andere Sache, ein drittes System wurde zur Einreichung meines Session-Vorschlags verwendet, ein viertes System zum Hochladen meiner Folien, und meine Kollegin Elena nutzte zwei zusätzliche Systeme, um unsere Stand-Konfiguration abzuschließen, Ausstelleraufgaben zu aktualisieren und Stand-Dienste zu bestellen.

Das tut mir leid, aber so bringen Sie Ihre Sponsoren und Speaker nicht dazu, sich wertgeschätzt zu fühlen. Wenn dieses Event echten Wettbewerb hätte, würden wir wahrscheinlich nie wieder kommen.

Und doch könnte alles so einfach sein — wenn Sie die richtige Event-Technologie einsetzen. Ja, wie run.events.

Liebe Eventveranstalter, das ist meine Anforderungsliste an Sie. Es ist 2024, und all das ist bereits problemlos möglich.

In einer idealen Welt würde ich, sobald ich den Ausstellervertrag für Ihr Event unterzeichne:

1. Eine Einladung für das Sponsoren-Dashboard erhalten. Dort würde ich auf einen Blick alle wichtigen Informationen sehen: die Daten, die auf der Sponsorenseite angezeigt werden, mein Sponsorenteam und die Aufgaben, die ich erledigen muss, zusammen mit ihren Fristen.

2. Den Eventstatus sehen. Ich möchte wissen, wie viele Teilnehmende sich bereits registriert haben, was ihre Demografie, Profile, Unternehmen und Positionen sind und ob wir einige von ihnen von früheren Events kennen.

3. Mein Logo bereinigen und hochladen sowie die Unternehmensbeschreibung ändern. Für die Event-Seite sollte ich Broschüren oder andere relevante Dokumente hochladen, meine sozialen Medien und andere Kommunikationskanäle auswählen können.

4. Meinem Team Rollen und Tickets zuweisen. Ich sollte meine Kollegen einladen, ihnen Event-Tickets zuweisen und ihre Rollen innerhalb des Teams definieren können. Nicht alle sollten Zugang zu Lead Retrieval und Lead-Management haben, und nicht alle werden für jede Aufgabe eingeteilt, die wir vom Veranstalter erhalten. Ich möchte, dass meine Teammitglieder auf unserer Sponsor-Webseite und der mobilen App-Seite aufgeführt sind, damit Teilnehmende sie leicht erkennen und mit ihnen in Kontakt treten können, wenn sie an unseren Produkten und/oder Dienstleistungen interessiert sind.

5. An Gamification teilnehmen. Wenn das Event irgendeine Art von Gamification durchführt, möchte ich unsere Teilnahme aufrechterhalten. Zum Beispiel möchte ich unsere Werbegeschenke, Preise usw. auflisten können. Ich möchte auch mein Sponsoren-Dashboard nutzen, um Side-Events zu organisieren, die entweder an unserem Stand (z. B. gesellige Zusammenkünfte) oder an einem nahegelegenen Ort stattfinden (z. B. VIP-Dinner).

6. Meinen Stand konfigurieren. Ich möchte alle benötigten Möbel und Dienste kaufen und alle Designs hochladen können, die der Stand-Bauunternehmer benötigt (falls ich den Stand-Bauunternehmer des Events und nicht meinen eigenen nutze). Idealerweise sollte alles in 3D sein, ähnlich wie das Küchen-Design-Studio von IKEA.

7. Sessions verwalten. Wenn wir gesponserte Sessions haben, möchte ich diese Sessions von meinem Sponsoren-Dashboard aus einsehen und pflegen sowie eventuelle Session-Assets hochladen können, wie PowerPoint-Präsentationen, PDFs oder ähnliches. Ich möchte, dass unsere Sessions auf unserer Sponsor-Webseite und der mobilen App-Seite aufgeführt sind, mit der Möglichkeit für Teilnehmende, diese Sessions leicht zu abonnieren — da dies ein wichtiges Lead-Generierungs-Tool für uns ist.

8. Mein Lead Retrieval vorkonfigurieren. Zu guter Letzt möchte ich mein Lead Retrieval so vorkonfigurieren können, dass ich Labels und Shortcuts einrichte, die mir helfen, die während des Events gesammelten Leads schnell zu qualifizieren.

Kommunikation und Lead Retrieval — für mich als Sponsor oder Aussteller dreht sich alles um Kommunikation und Lead Retrieval.

1. Ich möchte Leads schnell erfassen können, und das sollte Teil der offiziellen mobilen Event-App sein. Ich möchte keine separate App, da ich alle wichtigen Informationen an einem Ort haben möchte und keine Zeit zum Wechseln habe. Und alle Teammitglieder sollten die von anderen Teammitgliedern erfassten Leads sehen können.

2. Ich möchte sofort in der Lage sein, mit meinen erfassten Leads zu chatten oder anderweitig zu kommunizieren. Manchmal könnte es zu spät sein, bis nach dem Event auf sie zuzugehen.

Liebe Eventveranstalter, vergessen Sie nicht: Nach dem Event ist vor dem Event.

1. Leads herunterladen Ich möchte meine Leads zusammen mit allen Qualifikationen oder Notizen herunterladen oder anderweitig in mein CRM integrieren können.

2. Standposition vorauswählen Ich möchte meine Standposition für die nächste Ausgabe Ihres Events vorauswählen können, wenn diese bereits geplant ist. Idealerweise sollte dies in einer 3D-Version der Expo möglich sein, damit ich leicht entscheiden kann, welche Standposition die beste für mich ist.