Sollten Sie Registrierung und Badges selbst übernehmen oder ist es besser, ein externes Badging-Unternehmen zu engagieren?

Der vierte und letzte Artikel in dieser Blogserie befasst sich mit der heiklen Frage, ob Eventveranstalter die Event-Registrierung und Badge-Ausgabe selbst übernehmen sollten, oder ob diese Aufgabe besser an externe, professionelle Unternehmen ausgelagert werden sollte, deren alleiniger Fokus Event-Services, Badging und Registrierung ist.

Im Wesentlichen sind in dieser Hinsicht drei Szenarien möglich:

• Eventveranstalter übernehmen alles selbst, mit ihrer eigenen Hardware.
• Eventveranstalter übernehmen Registrierung und Badging selbst, mieten jedoch Hardware.
• Eventveranstalter lagern die gesamte Registrierung und das Badging an professionelle Badging-Unternehmen aus.

Wann macht es Sinn für Eventveranstalter, Registrierung und Badging selbst durchzuführen?

Eines vorweg: Niemand kennt das Event so gut wie seine Veranstalter. Sie kennen das Publikum, die Aussteller, die Atmosphäre, und sie sind am besten geeignet, kritische Aufgaben zu übernehmen. Und Registrierungsschalter-Management und Teilnehmer-Check-in können definitiv als kritische Aufgaben betrachtet werden.

Allerdings haben Eventveranstalter in der Regel begrenzte Ressourcen und erhalten während der Eventtage typischerweise Verstärkung durch eingestelltes Personal und externe Unternehmen. Die richtige Balance zwischen der Belastung des eigenen Personals und der Einbeziehung von Hilfskräften zu finden ist nicht einfach.

In der Regel ist es sinnvoll und möglich, dass Eventveranstalter Teilnehmerregistrierung und Check-in-Ablauf für kleinere bis mittelgroße Events selbst verwalten. Die Anzahl des benötigten eingestellten Personals ist überschaubar, und es ist für das Veranstalterteam einfach, ihr Fachwissen an eingestelltes Personal weiterzugeben und es nahtlos in alle Prozesse zu integrieren. Außerdem ist die für die Registrierung benötigte Hardware in der Regel erschwinglich und handhabbar, da es nicht allzu viel zu verwalten gibt.

Auf diese Weise behalten Eventveranstalter die volle Kontrolle über den Registrierungsprozess und gewährleisten persönliche Interaktion mit den Teilnehmenden, was zum Flair und der einladenden Natur des Events beiträgt. Es ist besonders einfach, wenn sie run.events für Event-Registrierung, Eventmanagement und Teilnehmer-Check-in verwenden, da alles Teil derselben Software-Suite ist und kein Datenexport und -import zwischen Eventmanagement und Teilnehmer-Check-in sowie Badge-Drucksystemen erforderlich ist.

Hardware mit minimalem Personalunterstützung mieten

Die Dinge werden komplexer, wenn das Event wächst. Ab einem bestimmten Punkt ist es sinnvoll, die Ausrüstung zu mieten, da Eventveranstalter in der Regel keine große Anzahl von Tablets, Druckern und Kiosken das ganze Jahr über benötigen — sie benötigen diese ein- oder zweimal im Jahr, und den Rest der Zeit sammelt diese Ausrüstung nur Staub. Außerdem kann man sie nicht einfach herumliegen lassen: Sie müssen in einem trockenen Raum, möglicherweise bei Raumtemperatur, gelagert und einige Male im Jahr überprüft, aktualisiert und gewartet werden.

Hardware-Mietpreise erscheinen Veranstaltern möglicherweise als hoch, da Mieten oft fast so teuer ist wie der Kauf der Hardware. Allerdings müssen die Lager- und Wartungskosten zu den Kosten der Hardware selbst hinzugerechnet werden, und wenn Eventveranstalter keine interne Arbeitskraft und Expertise für die Verwaltung haben — besonders wenn die Hardware nur sporadisch genutzt wird — ist Hardware-Miete definitiv eine praktikable Option.

Hier müssen Eventveranstalter klare Kommunikation mit dem Hardware-Unternehmen darüber haben, was sie wirklich benötigen, um Hardware zu erhalten, die für ihr Event geeignet ist, da die Hardware ihre Software, ihre Badge-Designs, den vorgesehenen Check-in-Ablauf und alle anderen Fragen unterstützen muss, die in den vorherigen drei Artikeln dieser Blogserie diskutiert wurden.

Idealerweise übergeben Eventveranstalter einfach die Liste der benötigten Hardware an das Hardware-Mietunternehmen. Allerdings verstehen spezialisierte Badging-Agenturen in der Regel die Herausforderungen, denen Eventveranstalter gegenüberstehen, und stellen alle richtigen Fragen, um angemessene Hardware bereitzustellen, die alle von den Eventveranstaltern vorgesehenen Szenarien unterstützt.

Im Fall des einfachen Mietens der Hardware sollten die Verantwortlichkeiten klar definiert und kommuniziert werden: Hardware-Mietunternehmen übernehmen in der Regel nur die Versandlogistik und senden einen oder einige Techniker, um die Hardware während des Events einzurichten und zu warten. Sie werden nicht in den Registrierungsprozess selbst einbezogen, noch treffen sie Entscheidungen über die für die Registrierung verwendete Software. Eventveranstalter müssen das weiterhin selbst erledigen, was wahrscheinlich die Einstellung von zusätzlichem Personal für die Event-Tage zur Durchführung der Registrierungsaufgaben umfasst, genau als würden sie die Registrierung selbst durchführen. Auch hier vereinfacht run.events ihr Leben, da alles Teil der Suite ist und zu keinem Zeitpunkt Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen erforderlich ist.

Vollständige Auslagerung von Badging und Registrierung

Es gibt jedoch Situationen, in denen Eventveranstalter Registrierung und Badging vollständig an einen externen Lieferanten auslagern möchten. Dies ist in der Regel bei großen oder hochkarätigen Events der Fall, bei denen das Volumen und der Fluss der Teilnehmenden eine professionelle Handhabung erfordern. In diesem Fall wird die Verantwortung für Hardware und Registrierungsschalter-Personal vollständig an die Badging-Unternehmen übertragen, und Eventveranstalter können sich auf andere Aspekte der Eventorganisation konzentrieren.

Allerdings müssen Eventveranstalter auch in diesem Szenario einige wichtige Informationen an die Badging-Unternehmen weitergeben: wie viele Teilnehmende erwartet werden, welche Art von Badges sie haben sollen und welche Software für die Event-Registrierung verwendet wurde, und ob diese Software auch Teilnehmer-Check-in-Funktionen hat.

Eventveranstalter, die run.events verwenden, haben hier einen klaren Vorteil: Sie müssen den Badging-Unternehmen lediglich die Teilnehmerzahlen und Badge-Designs mitteilen, und Badging-Unternehmen können einfach die run.events Kiosk-App aus dem Microsoft Store herunterladen und ihre Hardware in wenigen Minuten für den Check-in vorbereiten. Zu keinem Zeitpunkt ist ein Datenexport und -import zwischen Systemen erforderlich.