Event-Stakeholder: Wer sie sind und was sie brauchen

Event-Stakeholder sind die Menschen und Organisationen, deren Arbeit oder Interessen davon abhängen, wie ein Event verläuft. Bei einer Konferenz oder Messe sind die Hauptgruppen der Veranstalter, die Teilnehmenden, die Sponsoren und Aussteller, die Speaker sowie die Servicepartner — wie Caterer, Standbauer, Logistikunternehmen und Technologieanbieter. Dieser Artikel beleuchtet vier von ihnen im Detail: den Veranstalter, die Teilnehmenden, Sponsoren und Aussteller sowie Servicepartner.

Sie spielen eine entscheidende Rolle für den Event-Erfolg. Das Verständnis ihres Verhaltens, ihrer Erwartungen und Anforderungen trägt zur Organisation reibungsloser und fehlerfreier Events bei. Als Eventveranstalter müssen Sie wissen, dass die Zufriedenstellung der anderen Stakeholder oft nur eine einzige Chance ist, was es äußerst schwierig macht, Umstände zu planen, die zu einem Desaster oder ultimativem Event-Erfolg führen können.

Lassen Sie uns einen tiefen Einblick in die Herausforderungen und Chancen für Event-Branchenstakeholder werfen.

Kunden/Auftraggeber (Eventveranstalter)

Professionelle Eventveranstalter stehen vor großen Herausforderungen: steigende Kosten, allgemeine Komplexität und Risiken. Diese Elemente werden durch die Fragmentierung und Inkompatibilität der Software-Tools verursacht, die sie zur Führung ihres Geschäfts verwenden.

Interne run.events-Daten zeigen, dass Eventveranstalter durchschnittlich sechs verschiedene Tools und zahllose Tabellen verwenden, um nur eine Konferenz zu verwalten. Diese Situation führt zu hohen Lizenz-, Wartungs- und Betriebskosten. Da diese Tools Zugang zu denselben Datensätzen benötigen, verursacht die Datenmigration zwischen mehreren Tools oft Fehler — was zu zusätzlichen finanziellen Verlusten und Kundenunzufriedenheit führt.

5 große Hindernisse für Eventveranstalter

• Zu viel Zeit und Geld werden für den Betrieb und die Wartung verschiedener Tools aufgewendet
• Mehr Personal wird benötigt, um verschiedene Systeme zu betreiben
• Die Einführung verschiedener Software-Tools erfordert komplexe Datenmigration, die potenzielle Risiken von Datenverlust oder sogar Datenschutzverletzungen birgt
• Datenmigration zwischen mehreren Tools verursacht oft Fehler
• Tabellen werden verwendet, um Bereiche zu verwalten, die von verfügbaren Software-Tools nicht abgedeckt werden

5 Vorteile der Nutzung von run.events für Eventveranstalter

• Verwaltung des gesamten Geschäfts über mehrere Jahre und Konferenzen hinweg
• Langfristiges Beziehungsmanagement mit Sponsoren, Ausstellern, Servicepartnern und Kunden
• Steigerung des Kundenengagements und Erweiterung des Geschäftsnetzwerks zwischen Konferenzen
• Verwaltung aller Aspekte eines einzelnen Events oder einer Konferenz (Planung, Marketing, Verkauf, Management und Nachbereitung)
• Verwaltung aller Stakeholder innerhalb einer einzelnen Konferenz (Teilnehmende, Sponsoren, Aussteller, Servicepartner und Speaker)

Professionelle Event- und Konferenzveranstalter versuchen, Lizenz- und Betriebskosten zu reduzieren, indem sie die Anzahl der Tools und deren Komplexität begrenzen. Diese Tools bewältigen Herausforderungen und bieten Lösungen, z. B. indem sie Verkaufsaspekte abdecken, während andere Ticketing und Rechnungen handhaben. Wieder andere sind auf Inhalte und Agenda oder digitales Streaming ausgerichtet. Diese Tools ermöglichen es Konferenzveranstaltern jedoch nicht, ihr Geschäft in seiner Gesamtheit zu verwalten (z. B. die Kapazität für langfristiges Beziehungsmanagement mit Ausstellern, Kunden und Servicepartnern) oder Budgetplanung und -ausführung sowie finanzielle und Ressourcenplanung durchzuführen.

Teilnehmende

Teilnehmende bilden die größte Stakeholder-Gruppe und stehen vor vielen Herausforderungen und Chancen. Es ist nicht unbekannt, dass Teilnehmende oft am lautesten ihre digitale Erfahrung (d. h. Web, App, digitale Inhalte) bei den meisten Events und insbesondere Konferenzen als unzureichend kritisieren. Solche digitalen Setups verwenden oft verschiedene Systeme für die Konferenzregistrierung und Tickets sowie auf der anderen Seite vollständig verschiedene Systeme für die Handhabung von Agenden, Sessions, Sponsoren und Interaktionen. Zusätzlich werden sie oft von Fehlern bei der Datenmigration zwischen Systemen beeinträchtigt, was die Nutzerzufriedenheit und Konferenzloyalität reduziert.

4 große Hindernisse für Teilnehmende

• Schwierige Erweiterung und Verwaltung von Geschäftsnetzwerken. Die bei einer Konferenz aufgebauten Geschäftskontakte bleiben im Ökosystem genau dieser Konferenz, was es später sehr herausfordernd macht, ihren Kontext auf andere geschäftliche Netzwerk-Tools zu übertragen.
• Teilnehmende pflegen viele Apps, Logins und Identitäten für verschiedene Konferenzen, so dass Materialien von einer Konferenz innerhalb ihrer jeweiligen App oder Web-Oberfläche gesperrt bleiben.
• Teilnehmende leiden unter “Zoom-Müdigkeit” — Desinteresse an der ständig wachsenden Anzahl digitaler Events und reduziertem Interesse an den digitalen Events, an denen sie teilnehmen. Networking-Möglichkeiten bei digitalen Events in ihrem aktuellen Zustand sind fast nicht vorhanden.

run.events verbessert das Erlebnis der Teilnehmenden durch eine benutzerfreundliche Mobile-App-Oberfläche mit mehrjährigem Zugang zu Event- oder Konferenzmaterialien.

3 Vorteile der Nutzung von run.events für Teilnehmende

• Ein Konto, ein Erlebnis für die Konferenzen, an denen sie teilnehmen, und ein Zugangspunkt zu Konferenzmaterialien über mehrere Jahre hinweg
• Leicht aufzubauende und leicht zu verwaltende Geschäftsnetzwerke und Kontakte über Jahre und Konferenzen hinweg
• Intuitive Mobile-App-Erfahrung auf allen Plattformen (iOS, Android)

Die run.events Mobile App legt besonderes Augenmerk auf nahtlose Konferenzregistrierung, Datensicherheit und eine benutzerfreundliche Oberfläche, um die Unzufriedenheit der Teilnehmenden mit dem digitalen Erlebnis zu beheben.

Wie migriert man zwischen Event-Plattformen? Erfahren Sie, was die entscheidenden Fehler sind, die die Nutzerzufriedenheit und Loyalität beeinträchtigen.

Sponsoren/Aussteller

Sponsoren/Aussteller werden oft als die wichtigsten Stakeholder für die Eventveranstalter betrachtet. Es ist allgemein bekannt, dass die Expo-Fläche eines der wichtigsten Elemente der Konferenz ist, und sie definiert den Fokus der Sponsoren/Aussteller in der Lead-Generierung. Es genügt zu sagen, dass Sponsoren und Aussteller bei Events und Konferenzen zahlreichen Herausforderungen und Chancen begegnen, aber viele davon können durch die run.events-Plattform gelöst werden. Lassen Sie uns jedoch zunächst die wichtigsten Herausforderungen identifizieren.

3 große Hindernisse für Sponsoren/Aussteller

• Es gibt eine Unfähigkeit, Leads über mehrere Jahre und Konferenzen hinweg zu verfolgen. Mit jeder Konferenz muss das Sponsor-Erlebnis von vorne beginnen, was es schwierig macht, bestehende und neue Leads sowie deren Verhalten und Interessen zu verfolgen und zu analysieren.
• Sponsoren und Aussteller leiden am meisten unter der Einführung der neuen rein digitalen Events, bei denen ihre Präsenz und Angebote auf eine Website mit Chat-Funktionen reduziert werden. Diese Einschränkungen schließen ihre wichtigsten Networking-Tools aus, wie zwanglose Gespräche, Produktdemos, Stand-Events und Teilnehmer-Giveaways.
• Getrennte Lead-Generierung bei Hybrid-Events, bei denen digitale und persönliche Leads nicht in derselben Datenbank landen, macht es für Sponsoren schwierig, Leads über Unternehmen, Branchen und Interessen hinweg zu verfolgen und zu analysieren.

Hier sind die wichtigsten beitragenden Faktoren zur Nutzung der run.events-Plattform als Sponsor/Aussteller.

5 Vorteile der Nutzung von run.events für Sponsoren/Aussteller

• Zentralisierte Kommunikation, die alle Fristen und Aufgaben mit Eventveranstaltern im Sponsor-Bereich umfasst
• Ein Self-Service-Bereich, in dem Sponsoren und Aussteller ihre Visualisierungen und Stand-Materialien hochladen können
• Ein Lead-Management-Bereich, in dem Leads zusammen mit ihren Notizen und Kontext gesammelt werden, unabhängig davon, ob sie persönlich, virtuell oder über Web- oder Mobile-Apps kommen
• Lead-Analytics und Erkenntnisse, die Lead-Verhalten und Lead-Branchen, -Interessen und -Geografien liefern
• Verbessertes Teilnehmer-Engagement durch verschiedene Gamification-Funktionen, wie Giveaways und Ranglisten, sowohl persönlich als auch bei virtuellen Events

Servicepartner

Servicepartner — wie Caterer, Standbauer, Logistikdienstleistungen und Tech-Partner — sind die Stakeholder von Eventveranstaltern, Sponsoren und Ausstellern. Im Allgemeinen sind Servicepartner für Teilnehmende mehr oder weniger unsichtbar, aber ihre Herausforderungen und Chancen werden innerhalb der Eventbranche anerkannt. Jede Fehlkommunikation zwischen Konferenzveranstaltern, Sponsoren/Ausstellern und Servicepartnern wird für Teilnehmende durch Störungen in der Lieferkette leicht bemerkbar, was zu schlechter Servicequalität führt.

Servicepartner stehen vor diesen großen Herausforderungen vor und während Events und Konferenzen.

2 große Hindernisse für Servicepartner

• Kompliziertes Auftragsmanagement manifestiert sich darin, dass Veranstalter, Sponsoren und Aussteller verschiedene Kommunikationskanäle nutzen, um Aufträge zu erteilen oder ihre Wünsche zu erläutern. Die Systematisierung von Aufträgen, die Verfolgung von Aufgaben, Fälligkeiten und Fristen werden zu den Hauptherausforderungen für Servicepartner.
• Alle Servicepartner, insbesondere solche, die nicht an Veranstaltungsorte gebunden sind, mangelt es an Sichtbarkeit. Im Allgemeinen fordern sie bessere Präsentationen von den Event- oder Konferenzveranstaltern.

Hier bietet run.events einen wichtigen Vorteil für Servicepartner.

Der Vorteil der Nutzung von run.events für Servicepartner

• Service-Provider-Marktplatz (in Entwicklung), dargestellt in Form eines Katalogs, der alle Servicepartner mit Beschreibungen der Serviceangebote, Kapazitäten und geografischen Gebieten enthält, in denen sie Dienste anbieten können. Im Hinblick auf das Finden kurzfristiger Lösungen für Event- und Konferenzveranstalter bietet run.events einfache Möglichkeiten, dies zu tun, während gleichzeitig die dringend benötigte Sichtbarkeit der Servicepartner erhöht wird.

Servicepartner sind daher besonders daran interessiert, die Kommunikation und Planung mit Veranstaltern auf der einen Seite sowie Sponsoren und Ausstellern auf der anderen Seite zu optimieren und zu verbessern.

Fazit

Die langjährige Branchenerfahrung der run.events-Gründer wurde zum Grundstein unserer Lösung. Kombiniert mit unserem Wissen und in eine Lösung integriert, ist das Ergebnis eine Eventmanagement-Plattform, die kontinuierlichen Zugang zu den Entscheidungsprozessen zur Lösung von Herausforderungen und Chancen bietet. Daher werden Event-Branchenstakeholder immer kontinuierlichen Zugang haben, falls es zu wichtigen Event-Änderungen kommt, was ihnen ermöglicht, Probleme effizienter zu beheben und gesunde, langfristige Beziehungen aufrechtzuerhalten, während sie die nächsten Chancen schaffen.