Das run.events Registrierungsschalter-Modul für ein besseres Teilnehmer-Check-in-Erlebnis
Das run.events Registrierungsschalter-Modul bietet dem Personal ein umfassendes Toolkit für einen effizienten Teilnehmer-Check-in-Prozess
Adis Jugo
CEO
Veröffentlicht am · 1 Min. Lesezeit
Dieser Artikel ist Teil einer Serie über die Organisation von Registrierungsschaltern und die Nutzung von Self-Service-Registrierungskiosken mit run.events:
- Das run.events Registrierungsschalter-Modul für ein besseres Teilnehmer-Check-in-Erlebnis
- Check-in-Ablauf bei Ihrem Event organisieren: Betreute Registrierung, Self-Service-Kioske und alles dazwischen
- Hardware für Event-Registrierungsschalter und Self-Service-Check-in-Kioske auswählen
- Sollten Sie Registrierung und Badges selbst übernehmen oder ist es besser, ein externes Badging-Unternehmen zu engagieren?
Bei der Planung des Teilnehmer-Check-in-Ablaufs für Ihr Event ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie treffen müssen: Setzen Sie auf Registrierungsschalter mit betreutem Check-in oder bieten Sie Ihren Teilnehmenden Self-Service-Check-in-Kioske an?
Registrierungsschalter und betreuter Check-in haben zweifellos ihren Charme: Jemand begrüßt die ankommenden Teilnehmenden, vielleicht werden Willkommenspakete verteilt, und wenn Registrierungsprobleme auftreten, können diese sofort vom Registrierungspersonal gelöst werden.
Allerdings bedeuten Registrierungsschalter oft auch Registrierungsschlangen. Je nach Anzahl der zu registrierenden Teilnehmenden und der durchschnittlichen Registrierungsdauer können diese Schlangen ärgerlich lang sein und einen schlechten ersten Eindruck bei den Event-Teilnehmenden hinterlassen. Glücklicherweise hat moderne Event-Technologie heute ein Niveau erreicht, bei dem das Drucken von Badges vor Ort weniger Zeit erfordert als das Vordrucken von Badges und die Suche nach ihnen, wenn die Teilnehmenden am Schalter erscheinen. run.events verspricht beispielsweise, dass die Zeit zwischen dem Scannen des Tickets und dem Druck des Badges unter 10 Sekunden liegt.
Das 10-Sekunden-Versprechen
Daher haben wir die Funktion “run.events Registrierungsschalter” entwickelt, die dem Registrierungspersonal die nötige Geschwindigkeit, Leistung und Flexibilität bietet, um ihre Aufgaben in kürzester Zeit zu erledigen.
Wenn Teilnehmende mit einem vorbereiteten Event-Ticket erscheinen — entweder ein digitales Ticket in der mobilen App oder im mobilen Wallet oder ein gedrucktes Ticket — muss das Registrierungspersonal lediglich dieses Ticket mit einem beliebigen Barcode-Scanner scannen, der QR-Codes unterstützt, und das Ticket wird bereits gedruckt. Alternativ kann das Registrierungspersonal den Namen oder das Unternehmen einer Person eingeben, auf das Ticket klicken und mit dem Drucken fortfahren. Dies bezeichnen wir intern als den “Battle-stations”-Modus des run.events Registrierungsschalters.
Teilnehmende im erweiterten Modus suchen
Natürlich gibt es Fälle, in denen das Ticket oder der Teilnehmer nicht eindeutig identifiziert werden kann, hauptsächlich weil das Ticket von einer anderen Person als dem Teilnehmenden gekauft und nicht ordnungsgemäß zugewiesen wurde. In diesen Fällen können Event-Badges nicht schnell gedruckt werden. Dafür ist der “Erweiterte Modus” des “run.events Registrierungsschalters” gedacht: Er ermöglicht es dem Registrierungspersonal, Tickets und Teilnehmende nach allen möglichen Kriterien zu finden — Name, Firmenname, Name der kaufenden Person, Ticketnummer usw. Der Registrierungs- und Badge-Druckprozess dauert in diesem Szenario etwas länger, aber das Registrierungspersonal erhält alle nötige Leistung und Flexibilität, um diese Tickets im System zu finden und Teilnehmende auf die einfachstmögliche Weise zu registrieren.
Die beste Praxis ist es, genau für diese Fälle einen Help Desk einzurichten, um den Registrierungsablauf an den anderen Schaltern schnell zu halten. Wenn Teilnehmende nicht schnell vom Registrierungspersonal gefunden werden können, werden sie höflich gebeten, sich an den Help Desk zu wenden, wodurch die Schlangen an den regulären Registrierungsschaltern minimiert werden.
Badge-Invalidierung und Ersatz-Badges
Die run.events Registrierungsschalter-Funktion hat eine weitere wichtige Rolle: Sie ermöglicht es dem Registrierungsschalter-Personal, alte Badges einfach zu invalidieren und Ersatz-Badges zu erstellen. Häufig wenden sich Teilnehmende an den Registrierungsschalter mit der Aussage, dass ihr ursprünglicher Badge beschädigt oder verloren gegangen ist, und benötigen einen neuen Badge. run.events unterstützt dieses Szenario vollständig: Teilnehmende können ihre Ersatz-Badges erhalten, aber die alten verlorenen oder beschädigten Badges werden im System invalidiert, sodass wenn jemand versucht, sie zu verwenden, diese nicht durch die Eingangs- oder Session-Kontrolle akzeptiert werden.
