Den Check-in-Ablauf bei Ihrem Event organisieren: Betreute Registrierung, Self-Service-Kioske und alles dazwischen

In unserem vorherigen Blog-Post haben wir run.events’ “Registrierungsschalter”-Funktion besprochen, die Eventveranstaltern ermöglicht, Registrierungswarteschlangen für die betreuten (bemannten) Check-in-Schalter effizient zu verwalten.

Check-in-Warteschlangen und Registrierungsschalter sind jedoch nicht die einzige Möglichkeit, Ihre Teilnehmenden einzuchecken. Self-Service-Kioske gewinnen schnell an Popularität, da sie diese Warteschlangen entlasten und den Prozess beschleunigen können. Die run.events-Kiosk-Unterstützung deckt eine breite Palette von Self-Service-Registrierungs- und Check-in-Szenarien ab, und dieser Blog-Post wird einige davon erkunden.

Brauchen wir überhaupt Self-Service-Check-in-Kioske?

Eine faire Frage, in der Tat. Zunächst einmal: Das ist in erster Linie eine geschäftliche Überlegung und keine technologische oder finanzielle. Die Kioske werden Ihnen wahrscheinlich tatsächlich Geld sparen, da Sie weniger Personal für Check-in- und Registrierungsschalter einstellen müssen.

Zweitens haben Sie wahrscheinlich bereits all die Fotos von schönen, event-gebrandeten Check-in-Kiosken gesehen. Ja, sie sind beeindruckend, daran gibt es keinen Zweifel. Sie sehen gut aus und werden die Identifikation der Teilnehmenden mit Ihrem Event stärken. Jede Technologie ist jedoch dazu da, Ihre geschäftlichen Bedürfnisse zu bedienen und nicht zu diktieren, wie Sie Ihren Check-in-Ablauf organisieren sollten.

Und schließlich: Wenn Sie sich für Self-Service-Kioske entscheiden, ist es unwahrscheinlich, dass dies Ihre einzige Check-in-Methode sein wird. Sie werden immer mindestens einen von Menschen betriebenen Registrierungspunkt benötigen, um “problematische” Check-in-Fälle zu behandeln, verlorene Badges zu ersetzen, als Fallback zu dienen und andere Registrierungs- und Check-in-Bedürfnisse zu handhaben, die eine menschliche Note erfordern. Daher ist der Registrierungsablauf, den Sie anstreben, wahrscheinlich ein hybrider: Self-Service-Check-in für die Mehrheit Ihrer Teilnehmenden bereitstellen und gleichzeitig von Menschen betriebene Check-in-Punkte für diejenigen anbieten, die aus verschiedenen Gründen die Kioske nicht nutzen können.

Self-Service-Check-in-Stationen: Wichtige Überlegungen und Fehler, die zu vermeiden sind

Wir haben uns für Self-Service-Check-in-Stationen für unser Event entschieden. Was müssen wir wissen und welche Fehler sollten wir vermeiden?

Wenn Sie sich an ein Badging-Unternehmen oder einen Hardware-Händler zum Mieten oder Kaufen Ihrer Hardware wenden, werden Ihnen eine Vielzahl von Optionen angeboten, und die Anzahl der Möglichkeiten kann sehr überwältigend erscheinen. Es gibt einige großartige Optionen, aber es ist sehr einfach, hier einen Fehler zu machen.

Bevor Sie diese Entscheidung treffen, müssen Sie einige Fragen beantworten und einige Entscheidungen treffen:

• Haben Sie mehr als ein Badge-Design? Dies ist typischerweise der Fall, wenn Sie unterschiedliche Badge-Designs und -Farben für verschiedene Teilnehmergruppen wünschen, wie Teilnehmende, Speaker, Aussteller, VIP-Gäste, oder wenn Sie zwei oder mehr verschiedene Eventbereiche (oder kombinierte Events) haben und Teilnehmergruppen leicht an der Badge-Farbe unterscheiden möchten.

• Sollen alle Teilnehmergruppen alle Check-in-Stationen nutzen können, oder ist es in Ordnung, wenn verschiedene Teilnehmergruppen verschiedene Check-in-Stationen nutzen müssen? Wie viele Teilnehmergruppen haben Sie? Wie schwierig wird es sein, ihnen zu erklären, was der Unterschied ist und welche Stationen sie nutzen können?

• Möchten Sie ganze Badges in einem Durchgang (Vollfarbe) drucken? Oder möchten Sie leere Badge-Vorlagen in Ihrem Design vordrucken und dann Check-in-Stationen verwenden, um nur Name, Unternehmen, Jobbezeichnung und ähnliche Daten des Teilnehmers am dafür vorgesehenen Platz zu drucken?

Das Gute daran ist: Was auch immer Ihre Antworten sind — run.events wird in der Lage sein, Ihre Bedürfnisse zu unterstützen.

Option 1: Alle Teilnehmende nutzen jede Self-Service-Check-in-Station, keine vorgedruckten Badges

Badges werden in einem Durchgang gedruckt. Das bedeutet, dass keine Badge-Vorlagen vorgedruckt werden. Sie müssen eine der Inkjet-Farbdruckeroptionen verwenden, entweder Epson CW C3500 / CW C4000 Drucker mit Endlospapier oder Swiftcolor- oder Canon-Drucker mit hochdichtem Papier oder sogar Kunststoff. Dies ist die teuerste Option, aber auch die mit Abstand flexibelste.

Option 2: Teilnehmende haben verschiedene Badge-Designs (Farben) für verschiedene Gruppen

Leere Badge-Vorlagen werden im Voraus vorgedruckt, und Teilnehmende müssen wissen, welche Self-Service-Check-in-Station sie basierend auf ihrer Teilnehmergruppe nutzen sollen. Ihre Teilnehmenden müssen wissen, zu welcher Self-Service-Check-in-Station sie gehen sollen, also gibt es in diesem Szenario einige Erklärungsarbeit für Sie. Sie können Thermodrucker hier verwenden, entweder die kostengünstigen Zebra-, Brother- und Dymo-Optionen oder die eher Premium-ähnlichen Zebra ZD621 Drucker.

• Leere Badge-Vorlagen müssten in den erforderlichen Designs vorgedruckt werden. Beachten Sie: Das Vordrucken von Badge-Vorlagen für die Verwendung mit Aufklebern und Budgetdruckern wie Brother, Dymo oder günstigeren Zebras ist einfach und kostengünstig — jede Druckerei wird dies tun können. In diesem Szenario müssen Teilnehmende Aufkleber selbst auf Badge-Vorlagen befestigen.

• Das Vordrucken von Badges für eher Premium-ähnliche Thermodrucker wie Zebra ZD621 und Fächerfaltung (“Butterfly”)-Badges (bei denen Teilnehmende nichts befestigen müssen) ist komplizierter, besonders in Europa, wo nur wenige Druckereien dazu in der Lage und bereit sind. In den USA ist es erheblich einfacher.

Wenn Sie sich für diese Option entscheiden, könnte es sich lohnen, mit einigen der Badging-Unternehmen zu sprechen (run.events arbeitet eng mit vielen von ihnen zusammen), die Ihnen typischerweise bei Hardware und dem Check-in-Ablauf helfen, aber auch in der Lage sein werden, Ihnen vorgedruckte Butterfly-Badges zu liefern.

Achtung: Wenn Sie mehr als zwei, höchstens drei Badge-Typen/Designs für verschiedene Teilnehmergruppen haben, wird all das wahrscheinlich unpraktisch sein, da einige Ihrer Teilnehmenden durch die Komplexität des Setups verwirrt sein und suchen werden, welche Self-Service-Check-in-Station sie nutzen sollen.

Option 3: Einheitliches Badge-Design für alle Teilnehmergruppen

Teilnehmende können jede Self-Service-Check-in-Station nutzen. Sie verwenden Schwarz-Weiß-Thermodrucker und drucken mit einer großen Schriftart den Teilnehmertyp am dafür vorgesehenen Platz auf dem Badge (“Attendee”, “Exhibitor”, “Speaker”, “VIP” usw.).

Ihre Teilnehmenden können jede Self-Service-Check-in-Station nutzen, also gibt es nicht viel Erklärungsarbeit für Sie. Sie können auch Thermodrucker verwenden, entweder die kostengünstigen Label-Sticker-Optionen oder Premium-ähnliche Zebra ZD621 Drucker für Fächerfaltungs-Badges.

• Leere Badge-Vorlagen müssen vorgedruckt werden, mit genügend weißem Platz für die Teilnehmerdaten. Wenn Sie sich für die kostengünstigen Optionen entscheiden, wählen Sie größere Labels, damit Sie genug Platz haben, um den Namen des Teilnehmers, das Unternehmen, den QR-Code und den Teilnehmertyp in einer großen Schriftart einzuschließen (Papieroptionen für Brother-Drucker hier und für Dymo-Drucker hier).