Hardware für Registrierungsschalter und Self-Service-Check-in-Kioske auswählen

Hardware-Anforderungen für Registrierung und Check-in

In den ersten drei Artikeln dieser Blog-Post-Serie haben wir besprochen, wie man betreute (besetzte) Check-in-Warteschlangen organisiert und wie run.events dabei helfen kann. Im zweiten Artikel haben wir die Umstände erörtert, unter denen Self-Service-Check-in-Kioske eine praktikable Alternative (oder besser noch, eine Ergänzung) zur traditionellen betreuten Registrierung darstellen. Was auch immer Ihre Entscheidung in dieser Hinsicht ist — Sie werden Hardware benötigen, egal ob Sie diese kaufen oder mieten.

Wir werden in einem der nächsten Beiträge dieser Serie die Vor- und Nachteile des Kaufens vs. Mietens von Hardware besprechen, aber hier und jetzt wollen wir über die Hardware selbst sprechen.

Es gibt im Wesentlichen einige wichtige Hardwareteile, die Sie für Registrierungs- und Check-in-Szenarien benötigen:

• Registrierungs- und/oder Kiosk-Computer (Tablets)
• Badge-Drucker
• Badge-Papier und “Butterfly”-Badges
• Leere Badge-Behälter (z.B. Badge-Boxen)
• Kiosk-Ständer (wenn Sie sich für Kioske und Self-Service-Check-in entscheiden)
• Weitere Hardware

Registrierungs-Computer (Tablets)

Zunächst einmal — und ich bin mir voll bewusst, dass dies möglicherweise etwas kontrovers ist: Wenn Sie Registrierungs- und/oder Kiosk-Computer auswählen, entscheiden Sie sich bitte für Windows-Geräte. Es gibt dafür einen sehr einfachen Grund: Windows ist das einzige Betriebssystem, das den Direktdruck (Auslassen von Druckdialogfeldern) ordnungsgemäß unterstützt.

Ja, ich bin mir voll bewusst, dass es Möglichkeiten gibt, den Direktdruck auf iPads (etwas weniger problematisch) und Android-Tablets (wirklich problematisch) zu unterstützen, aber das erfordert viel Bastelei und birgt Fehlerpotenzial. Im Wesentlichen muss jede für iPads oder Android-Tablets entwickelte Software explizit Druckermodelle unterstützen (und Sie kennen Murphys Gesetz — das Modell, das Sie benötigen, wird fehlen), während Windows-Computer und -Tablets gegenüber Druckermodellen gleichgültig sind; sie kümmern sich nur um Badge-Größen, was sie für Badging-Szenarien viel geeigneter macht.

Glücklicherweise gibt es viele Windows-Geräte, die Sie in allen Registrierungs- oder Kiosk-Szenarien unterstützen können. Microsoft Surface-Geräte sind die üblichen Verdächtigen, aber es gibt viele “Surface-Klone”, die genauso gut funktionieren — es gibt gute Alternativen von HP, Dell und Lenovo.

Ein wichtiger Tipp von unserer Seite: Entscheiden Sie sich für gebrauchte, aufgearbeitete Computer (Tablets). Sie benötigen keine neuesten und besten Computer, um Badges zu drucken — ein 4–5 Jahre altes Tablet reicht völlig aus. Dieser Ansatz kann die Kosten erheblich reduzieren und gleichzeitig Geräte bereitstellen, die alle notwendigen Aufgaben erfüllen.

Der zweite Tipp ist, Windows-Tablets mit abnehmbaren/ansteckbaren Tastaturen zu wählen, genau wie das Microsoft Surface. Auf diese Weise können Sie diese Tablets je nach Bedarf sowohl für bemannte (betreute) Registrierungsschalter (mit angeschlossener Tastatur) als auch für Self-Service-Kioske (ohne Tastatur) verwenden.

Die run.events Kiosk-App funktioniert nahtlos mit allen Windows-Computern und -Tablets, die Windows 10 oder neuer unterstützen. Das run.events Registrierungsschalter-Modul unterstützt jeden Computer oder jedes Tablet, unabhängig vom Betriebssystem, solange der Drucker auf diesem Gerät ordnungsgemäß konfiguriert ist.

Badge-Drucker

Rund um Badge-Drucker gibt es eine ganze Wissenschaft, und der Hauptgrund dafür ist, dass die überwiegende Mehrheit der Eventveranstalter und Badging-Unternehmen tatsächlich Etikettendrucker für Badging-Zwecke (mis)verwendet, da diese Drucker viel günstiger sind als spezialisierte Badge-Drucker, deren Preis leicht €10.000 oder mehr erreichen kann.

Wir haben Druckertypen und -kategorien im vorherigen Artikel dieser Blog-Post-Serie besprochen, aber lassen Sie uns sie hier zusammenfassen.

Budgetfreundliche Thermoetikettendrücker wie Dymo, Brother oder günstigere Zebra-Modelle

Diese Drucker und ihre Etiketten sind sehr erschwinglich, aber sie erfordern das Vordrucken leerer Badge-Vorlagen in einem professionellen Druckshop und das Aufbringen von Etiketten mit Teilnehmerdaten auf diese Vorlagen. Dies wird in der Regel kein Problem bei betreuten (besetzten) Registrierungsszenarien sein, aber es könnte Teilnehmende in Self-Service-Kiosk-Szenarien überfordern. Selbst wenn diese Drucker nur schwarzen Text auf weißen Etiketten drucken können, bleibt das gesamte Badge-Erscheinungsbild ansprechend, wenn Sie schöne, farbige vorgedruckte Badge-Vorlagen erstellen. Der Preis dieser Drucker liegt normalerweise bei etwa €100–200 pro Stück, und der Preis für Etiketten ist vernachlässigbar. Alles in allem bieten diese Drucker wirklich gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, und die einzigen zwei Negativpunkte sind, dass Teilnehmende in Kiosk-Szenarien Etiketten selbst aufbringen müssen, und dass Sie in der Regel mehr leere Badge-Vorlagen vordrucken werden, als Sie wirklich benötigen, nur um auf der sicheren Seite zu sein, was notwendigerweise etwas Abfall erzeugt.

run.events funktioniert mit all diesen Modellen, und hier finden Sie Anleitungen zur Einrichtung von Brother- und Dymo-Druckern für die nahtlose Zusammenarbeit mit run.events.

Thermaldrucker zum Drucken von Faltbogen-/Butterfly-Badges

Zu diesen Druckern gehören etwas teurere Zebra-Modelle, genauer gesagt Zebra ZD-, ZT- und ZP-Serien, die Standard-4” × 3”- oder 4” × 6”-Badges unterstützen. Unter diesen Modellen ist der Zebra ZD 621 das beliebteste. Diese Drucker drucken das gesamte Badge auf einmal, und Teilnehmende müssen nichts anbringen; sie müssen das Badge lediglich zusammenfalten. Da diese Drucker ebenfalls Thermaldruck-Technologie verwenden, kann gedruckter Text nur in Schwarz sein. Es gibt jedoch spezialisierte Druckshops, die Faltbogen-Papier in Ihrem Design vordrucken, sodass Sie nur die Teilnehmerdaten beim Check-in-Prozess drucken müssen. Dies ist eine besser aussehende und professionellere Option als Budget-Etikettendrucker, aber natürlich sind auch die Kosten höher. Die Kosten pro 1.000 Badges liegen normalerweise zwischen €500 und €1.000 (je nachdem, wo Sie das Papier kaufen, und ob es in Ihrem Design vorgedruckt wurde). Diese Drucker selbst kosten zwischen €300 und €600 pro Stück, abhängig vom Modell.

Beachten Sie, dass einige Zebra-Drucker keine Schneidmesser als Teil der Standardausstattung enthalten, und dass Sie sie selbst mit Schneidmessern ausstatten müssen, wenn Sie ein solches Modell haben. Allerdings unterstützen nicht alle Zebra-Drucker Schneidmesser, daher müssen Sie vor dem Bestellen Ihrer Zebra-Drucker sicherstellen, dass sie entweder eingebaute Schneidmesser haben oder zumindest dafür ausgelegt sind. Schneidmesser sind in allen Kiosk-Szenarien notwendig, da Sie nicht möchten, dass Ihre Teilnehmenden ihre Faltbogen-Badges von Hand abreißen: Das würde sowohl für sie als auch für Sie zu vielen Problemen führen. Wenn Ihr Zebra-Drucker kein eingebautes Schneidmesser hat und damit nachgerüstet werden kann, kosten Zebras Originalschneidmesser normalerweise rund €150 pro Stück.

EPSON CW C3500 und andere Tintenstrahldrucker zum Drucken von Faltbogen-Badges

Der Epson ColorWorks C3500 ist das bekannteste Beispiel aus dieser Druckerkategorie und wahrscheinlich der beliebteste Event-Badge-Drucker der Welt. Ähnlich wie der Zebra ZD621 druckt der Epson das gesamte Badge auf einmal auf Faltbogen-Badge-Papier, aber da der Epson CW C3500 Tintenstrahl-Technologie verwendet, gibt es einige wichtige Unterschiede: Er kann Farb-Badges drucken, was bedeutet, dass Sie nichts vordrucken müssen. Dies senkt die Papierkosten pro Badge (zwischen €350 und €500 pro 1.000 Badges), aber Sie müssen die Tintenkosten hinzurechnen, die stark von Ihrem Badge-Design und der Farbsättigung abhängen. Und natürlich kostet der Epson CW C3500 selbst rund €1.500 pro Stück.

Es gibt noch zwei weitere Dinge, auf die Sie achten müssen: Epson CW C3500-Drucker sind, obwohl relativ klein, immer noch größer als thermische Zebra ZD621-Drucker, was es schwieriger macht, sie in Self-Service-Kioske zu integrieren oder neben Registrierungstablets zu platzieren. Außerdem sind sie Tintenstrahldrucker, was bedeutet, dass Sie auf die Tinte achten und möglicherweise während der Registrierung Tintenpatronen wechseln müssen, was Probleme und Verzögerungen verursachen kann. Diese Badges vermitteln jedoch definitiv ein professionelleres Erscheinungsbild und Gefühl bei Ihrem Event.

run.events funktioniert nahtlos mit Epson CW C3500-Druckern und Faltbogen-Butterfly-Badges und bietet eine Reihe schöner Designideen für den beliebtesten Badge-Drucker der Welt.

Premium-Spezial-Tintenstrahldrucker zum Drucken von Badges auf Kunststoff oder hochdichtem Papier

Swiftcolor SCC-4000D, Canon CX-G6400 Card Printer und Zebra ZC10L sind die bekanntesten Vertreter dieser Kategorie, die Sie häufig bei Premium-Events sehen. Dies ist die hochwertigste Option, aber es gibt einige Einschränkungen. Diese Drucker sind größer als der Epson CW C3500, was es fast unmöglich macht, sie in regulär große Self-Service-Kioske zu integrieren, und Sie werden wahrscheinlich eine Art Tischaufstellung wählen. Ich habe Kioske gesehen, die den Swiftcolor SCC-4000D aufnehmen konnten, aber das waren wirklich große Kioske. Sie müssen mit Druckkosten von €7–20 pro Badge rechnen (je nachdem, für welches Material Sie sich entscheiden, wobei Kunststoff die teuerste Option ist), und die Drucker selbst kosten zwischen €7.000 und €12.000 pro Stück. Ähnlich wie beim Epson CW C3500 sind dies Tintenstrahldrucker, was bedeutet, dass Sie während des Events die Tintenstände genau im Blick behalten müssen.

Das Schöne ist, dass run.events einwandfrei mit allen oben genannten Druckern funktioniert und Sie für jeden Check-in-Ablauf und jedes Hardware-Setup unterstützen kann, für das Sie sich entscheiden.

Leere Badge-Behälter (a.k.a. “Badge-Boxen”)

Wenn Sie sich für Faltbogen-Badges entscheiden, ob mit einem Zebra ZD621 oder ähnlichem Thermaldrucker oder einem Epson CW C3500 oder ähnlichem Tintenstrahldrucker, müssen Sie Ihre Badges von irgendwo in Ihren Drucker einlegen. Badge-Papier kommt typischerweise in Kartonboxen, die Sie hinter dem Drucker platzieren können, von wo es dann in den Drucker eingezogen wird, aber dies nimmt viel Platz in Anspruch. Der Drucker ist normalerweise 30 cm lang, Sie müssen mindestens weitere 30 cm für die Papierbox hinzufügen, plus ein paar Zentimeter Abstand zwischen Drucker und Box — in keinem Self-Service-Kiosk-Setup unmöglich unterzubringen.

Deshalb sind Papierspeiser (“Badge-Boxen”) erhältlich, die unter dem Drucker positioniert werden können, so dass der Drucker oben sitzt. Diese Speiser, typischerweise aus Metall oder Kunststoff gefertigt, dienen als Speicher für Faltbogen-Papier. Sie haben einen Schlitz auf einer Seite, durch den das Papier geführt und direkt in den Drucker eingezogen wird.

Vorsicht: Es gibt Unternehmen, die “dedizierte” Badge-Boxen für €200 pro Stück anbieten oder sie für €40 pro Tag vermieten. Sie können sehr geeignete und gut aussehende Alternativen bei Ihrem lokalen Baumarkt oder sogar bei Amazon zu einem Bruchteil dieses Preises finden. Sie müssen nur nach Metall- oder Kunststoffschubladen in der richtigen Größe suchen und werden schnell praktikable Alternativen finden.

Kiosk-Ständer

Last but not least — die Kiosk-Ständer. Wenn Sie sich für Self-Service-Check-in entscheiden, müssen Sie Ihre Hardware irgendwo aufstellen. Natürlich können Sie ein Tablet und einen Drucker auf einen Tisch stellen, und es wird gut funktionieren, aber der visuelle Effekt ist weniger als spektakulär.

Am anderen Ende des Spektrums stehen ausgefallene Self-Service-Kioske, bei denen der Tablet-Bildschirm und der Drucker vollständig in den Körper des Kiosks integriert sind. Im Wesentlichen sind sie verklärte Schränke, und Sie können gleiche oder sogar schönere mit jedem guten Schreiner bauen.

In der Regel möchten Sie sich jedoch um Ihr Event kümmern, nicht um Schreiner. :) Wenn Sie im Internet suchen, finden Sie viele fertige Self-Service-Kiosk-Setups zum Kaufen. Sie können normalerweise den Preis mit dem Hersteller verhandeln und vereinbaren, ob Windows, Android oder ein anderer Computer in den Kiosk eingebaut werden soll. Dasselbe gilt für Drucker; sehr oft können Sie Badge-Drucker in den Kiosk-Körper integriert bekommen. Der Preis solcher Kioske, die bereits einen Touchscreen, einen Computer und einen Badge-Drucker enthalten, liegt normalerweise bei rund €1.500 pro Stück. Das ist ein fairer Preis: Es ist ein vollständiger Computer einschließlich eines Badge-Druckers, der bereits integriert ist.

Wenn Sie mit einem Badging-/Registrierungsunternehmen zusammenarbeiten und Ihr Equipment von ihm mieten, fragen Sie, welche Kioske es hat, was sie kosten, und bitten Sie darum, einige Fotos zu schicken. So bekommen Sie eine Vorstellung davon, was Sie erhalten.

Wenn Sie Ihr eigenes Equipment kaufen und verwenden, können Sie entweder fertige Kioske wählen oder einen Schreiner bitten, maßgeschneiderte basierend auf der Hardware, die Sie haben, und Ihren Designvorlieben zu erstellen. Alternativ können Sie budgetfreundliche, stilvoll gestaltete Tablet-/Drucker-Ständer wählen, um Ihre Tablets und Badge-Drucker aufzustellen. Diese Setups können recht attraktiv sein, werden aber nicht so “integriert” aussehen wie maßgeschneiderte Kioske.

Es gibt keine richtigen oder falschen Entscheidungen bei Kiosk-Setups: Es hängt wirklich davon ab, ob Sie mit Badging-Firmen arbeiten oder die Registrierung selbst durchführen. Es hängt auch von Ihrem Budget, Ihrem Registrierungsablauf und der Hardware ab, die Sie bereits haben.

Weitere Hardware, die Sie möglicherweise benötigen

Damit ist abgedeckt, welche Hardware Sie (möglicherweise) benötigen, um einen professionell aussehenden Registrierungs- und Self-Service-Check-in-Prozess zu haben. Es sind einige Entscheidungen zu treffen, um die am besten geeignete Hardware für Ihre Check-in-Anforderungen auszuwählen, aber wir hoffen, dass Sie jetzt eine Idee davon haben, was zu tun ist.

Es gibt jedoch auch einige kleinere Ausrüstungsstücke, die Sie möglicherweise benötigen, um den Check-in-Prozess zu unterstützen.

Handgehaltene Barcode-Scanner sind eines davon. Bei der Verwendung von run.events haben Ihre Teilnehmenden ihre Tickets entweder als QR-Codes auf ihren mobilen Geräten oder möglicherweise als ausgedruckte Version. Der einfachste Weg für das Registrierungsschalter-Personal, sie zu finden und zu registrieren, ist einfach den QR-Code zu scannen — das ist viel schneller als das Eintippen ihrer Namen und die Suche nach ihnen. Handgehaltene Barcode-Scanner verhalten sich im Wesentlichen wie eine zusätzliche Tastatur, so dass wenn sie den Code scannen, dieser Code sofort vom run.events Registrierungsschalter gesucht und verarbeitet wird.

Auf diese Weise erfolgen Teilnehmerregistrierung und Badge-Druck innerhalb von Sekunden.