Welche Möglichkeiten haben Sie beim Gestalten und Drucken von Event-Badges?

Wenn es ums Drucken von Event-Badges geht, stehen Sie möglicherweise vor einer Weggabelung. Sollten Sie Badges für die Verteilung bei der Registrierung vordrucken, oder sollten Sie sich für Check-in und Badge-Druck vor Ort entscheiden? Fragen Sie sich, ob Ihr Personal den Badge-Druck am Registrierungsschalter übernehmen oder ob Self-Service-Kioske die richtige Wahl sind? Die Verwaltung von Badge-Ersatz und der Umgang mit verlorenen Badges kann ebenfalls eine Herausforderung sein. Außerdem ist es entscheidend, sicherzustellen, dass Ihre Eventmanagement-Software Ihre Szenarien nahtlos unterstützen kann. Andernfalls riskieren Sie Datenchaos durch mehrere Exporte und Importe über verschiedene Systeme.

In diesem Blogbeitrag werden wir diese häufigen Szenarien, Probleme und Fragen ansprechen und Ihnen wertvolle Antworten und Einblicke geben. Außerdem werden wir untersuchen, wie run.events Ihnen helfen kann, effektive Lösungen für Ihre Event-Badge- und Event-Technologie-Anforderungen zu finden.

Badges im Voraus vordrucken

Effizientes Drucken von Event-Badges ist entscheidend für reibungslose Registrierungsprozesse. Der schnellste Weg, dies zu verwalten, ist die Verteilung vorgedruckter Badges. Bei richtiger Vorbereitung und Sortierung dauert es nur 10–20 Sekunden pro Teilnehmenden. Jeder alternative Ansatz wird unweigerlich 10–20 Sekunden zur Registrierungszeit hinzufügen. Selbst wenn Sie nur 10 Sekunden für den Druck jedes Badges einplanen, kann ein Event mit 2.500 Teilnehmenden zu zusätzlichen 7 Stunden Registrierungszeit führen. Diese Zeit kann auf mehrere Tage und Schlangen verteilt werden, aber sie wird die Schlangen nicht schneller bewegen. Das Vordrucken von Badges hat jedoch seine Nachteile. Späte Registrierungen und ungedruckte Badges sind häufige Probleme. Das Sortieren vorgedruckter Badges in handhabbare Schlangengrößen kann schwierig sein, da Drucker sie trotz Ihrer Anweisungen durchmischen können. Außerdem gibt es Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit. Das Senden von Badge-Designs und persönlichen Daten über Excel-Dateien an die Druckerei kann DSGVO-Bedenken aufwerfen.

Eine ideale Lösung ist das Vordrucken der meisten Badges mit Ihrer Druckerei. Badges für spät Registrierte können vor Ort an einem speziellen Schalter in der Registrierungshalle gedruckt werden. Um die Datensicherheit zu verbessern, vermeiden Sie das Senden von Excel-Dateien. Erstellen Sie stattdessen eine PDF-Datei mit allen druckfertigen Badges. Dieser Ansatz minimiert Fehler und schützt die persönlichen Daten Ihrer Teilnehmenden.

run.events kann vollständig in die Grafiksoftware-Suiten von Adobe und Affinity integriert werden. Sie können Ihre Badges mit professionellen Tools gestalten und alle Ihre Badges mit Daten aus run.events generieren, was ein minimales Risiko gewährleistet.

Badges selbst drucken

Wenn es ums Drucken von Event-Badges geht, sind die Optionen zahlreich, aber denken Sie daran, dass Kosten nicht immer gleichbedeutend mit Qualität sind. Ihre erste Entscheidung besteht darin, zwischen dem Drucken des gesamten Badges auf einmal oder der Verwendung leerer Badge-Vorlagen mit auf Aufkleber gedruckten Teilnehmerdaten zu wählen. Für das vollständige Drucken des Badges auf einmal kann eine erhebliche Investition erforderlich sein, die von 2.000 $ für Einsteiger-Modelle bis über 10.000 $ für professionelle Maschinen reicht. Preisunterschiede entstehen durch unterschiedliche Drucktechnologien, unterstützte Badge-Größen (manche betrachten sogar die Standard-A6-Größe als “übergroß”) und die Komplexität des Betriebs (Sie benötigen möglicherweise sogar spezialisiertes Personal für den Betrieb). Einer der beliebtesten professionellen Drucker für den Druck von Event-Badges ist der Epson CW 3500, der vollständig von run.events unterstützt wird.

Auf der anderen Seite bieten wirtschaftlichere Thermodrucker wie Brother, Zebra oder Dymo einen anderen Ansatz. Modelle aller drei Hersteller werden vollständig von run.events unterstützt. Sie drucken Aufkleber, die schnell auf vorgedruckte Badge-Vorlagen aufgeklebt werden, normalerweise in nur 1–2 Sekunden. Diese Aufkleberrollen sind kostengünstig und beseitigen die Sorge um den Ersatz von Tintenstrahl- oder Laserdrucker-Patronen beim Check-in. Es gibt jedoch einige Nachteile bei Thermodruckern. Sie müssen auf den Badge-Vorlagen genug weißen Platz für die Aufkleber freilassen. Das Anbringen dieser Aufkleber kann etwas zeitaufwändig sein und etwa 3 Sekunden pro Seite dauern, besonders wenn Sie zweiseitige Badges bevorzugen. Dennoch hat sich die Qualität moderner Thermodrucker und Aufkleber erheblich verbessert, sodass der Aufkleber kaum zu erkennen ist, wenn man ihn nicht genau betrachtet.

Ihre Software muss Ihr Verbündeter sein

Wenn Sie sich entscheiden, das Drucken von Event-Badges selbst zu übernehmen — ob Sie zu Vordrucken oder Vor-Ort-Druck neigen und ob Sie hochwertige Badge-Druckgeräte oder kostengünstige Thermodrucker in Betracht ziehen — muss Ihre Eventmanagement-Software Sie in die Lage versetzen, Badges nahtlos zu gestalten und zu drucken, ohne Daten exportieren zu müssen. Idealerweise sollte Ihre Software eine genaue Aufzeichnung der bereits gedruckten Badges führen, um Duplikate beim Stapeldruck zu verhindern. Die Vermeidung von Datenexporten ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Sie einen klaren Überblick über gedruckte und ausstehende Badges behalten.

run.events verfügt über einen integrierten Badge-Designer, der mit allen Standard-Druckermodellen kompatibel ist und es Ihnen ermöglicht, Event-Badges direkt zu drucken, ohne Daten exportieren oder zusätzliche Software verwenden zu müssen. Einzige Voraussetzung ist eine Verbindung zwischen Ihrem Drucker und Ihrem Computer oder Tablet.

Self-Check-in und Selbstdruck: Der neueste Trend in der Eventbranche

Wir haben es alle gesehen: Statt (oder zusätzlich zu!) den langen Registrierungsschlangen nähern sich Teilnehmende Self-Check-in-Kiosken, scannen ihren QR-Code und voilà: ihr Badge ist fertig. Obwohl das ordentlich aussieht, seien Sie sich bewusst, dass diese Self-Check-in-Kioske oft sehr teuer sind und häufig nicht nur die Miete der Kioske, sondern auch Personal für Betrieb und Wartung erfordern. Außerdem schnittstellen diese Systeme typischerweise nicht mit Ihrem eigenen System und erfordern den Export Ihrer Teilnehmerdaten und deren Import in das Gerät eines anderen, was potenziell auch DSGVO-Probleme aufwirft.

Der run.events Check-in-Kiosk hat den Self-Check-in-Prozess revolutioniert. Alles, was Sie für einen Self-Check-in-Kiosk benötigen, ist ein iPad oder ein Android-Tablet und ein Bluetooth- oder WLAN-fähiger Drucker. Die run.events Self-Check-in-App scannt den QR-Code vom Ticket des Teilnehmenden und druckt einen Badge. Durch die Wahl eines Thermodruckers als Druckoption können die Kosten für einen solchen Self-Check-in-Kiosk auf 600 $ pro Station reduziert werden. Und das für Besitz, nicht Miete.

Bonuspunkt eins: Genaue Check-in-Daten

Wenn Sie sich für gemietete Hardware zum Drucken von Event-Badges entscheiden, beinhaltet dies oft einen Datenexport- und Importvorgang. Leider kann dieser Prozess zu Ungenauigkeiten in Ihren Check-in-Daten führen, was es schwierig macht, den Überblick zu behalten, wer wann bei Ihrem Event eingecheckt hat. Im besten Fall erhalten Sie Rohdaten vom Badge-Druckgerät, in der Regel im CSV-Format, die Sie dann in Ihre bestehenden Daten integrieren müssen. Das kann ein recht mühsamer Prozess sein.

Bei run.events ist das nicht der Fall: Da Teilnehmerregistrierung, Badge-Druck und Teilnehmer-Check-in-Prozesse vollständig in das run.events-System integriert sind, behalten Sie genaue Daten über alle gedruckten Badges und eingecheckten Teilnehmenden.

Bonuspunkt zwei: Badge-Invalidierung und Ersatz-Badges

Wir alle kennen das Szenario, in dem ein Teilnehmender an den Registrierungsschalter tritt und einen Ersatz-Badge anfordert. Dennoch ist es nicht immer klar, ob er seinen Badge wirklich verloren hat oder andere Absichten hat. Was passiert, wenn ein “verlorener Badge” beim Raumzugang gescannt wird? Der Umgang mit solchen Situationen kann sehr herausfordernd sein, insbesondere wenn gemietete Badge-Druckgeräte verwendet werden, die oft diese wichtigen Kontextinformationen aufgrund ihrer getrennten Dateniporte aus dem Rest Ihres Systems nicht haben.

run.events ermöglicht es Ihnen, Ersatz-Badges auszustellen und zu drucken und zu wählen, ob vorherige Badges invalidiert werden sollen. Als integriertes System vereinfacht es die Verfolgung aller solcher Fälle und verhindert gleichzeitig Betrug und ermöglicht dem System, entsprechend zu reagieren.